二、什麼是 File DLP ？

你是否有以下疑問呢？

File DLP 是一項可與客戶所使用的各種雲端硬碟資料進行整合的服務。 透過 File DLP，可以跨多個雲端硬碟資料，集中管理其中的資料與檔案，並在 File DLP 介面上：

• 視覺化呈現各類檔案與資料的分享狀態
• 由管理者直接執行動作，例如停止共享、移除共享權限等

三、核心功能：篩選條件

在介紹設定範例前，我們先複習「篩選條件」！

可以針對已連結的雲端內的檔案與資料夾設定篩選條件，以找出符合條件的項目並直接執行動作。

🔹 風險偵測原則

根據事先設定條件，偵測目前以及未來新出現、符合條件的檔案。

當有新檔案符合條件被偵測到時，可自動寄送通知信。

※參考文章： File DLP 新增風險偵測原則

🔹 檔案清單

此功能可跨所有已連結的雲端硬碟資料服務，以條件篩選的方式列出符合條件的檔案。並可清楚查看每個檔案是分享給哪些對象（以電子郵件地址顯示）。

※搜尋條件反映在 URL 中，可加入書籤隨時再次查詢。

四、4 種實用設定範例

以實際使用情境為例，介紹 4 個已被實際導入使用的篩選條件設定。

Case 1：短暫外部共用的檔案自動停止共用

透過共用期限設定，企業可精準控管檔案的對外共享時間，讓檔案僅在業務所需的期間內開放存取，並於設定天數（如 7 天）後自動取消共用權限，避免檔案長期暴露，降低潛在的資料外洩風險。

【應用情境】當專案結案時，需臨時與外部合作夥伴共享結案報告。系統可預先設定共用期限為 7 天，期限到期後將自動停止共享，確保外部人員無法再存取該檔案，協助企業以最小權限原則落實資料保護。

Case 2：最後更新日超過 1 年的檔案視覺化

此設定特別適合用於對外分享給合作夥伴或客戶的檔案管理。不少專案在結束後，檔案仍維持共享狀態未被清理。此設定可篩選出「最後更新日在特定日期之前」的檔案。

即使檔案內容未更新，只要分享權限被修改，更新日也會刷新。因此可精準找出「內容與權限皆超過一年未變動」的檔案。未來也預計支援「相對日期」功能，方便以半年、年度為單位定期檢查。

Case 3：偵測異常下載行為，防止檔案被大量外流

為降低惡意資料外洩風險，File DLP 可設定「檔案下載次數上限」的風險偵測原則。當檔案在短時間內被下載超過既定次數時，系統將即時偵測並標示為高風險行為，協助管理者及早發現潛在異常。

【應用情境】針對對外共享的文件（如提供給合作夥伴或外部顧問的資料），透過監控下載次數，可有效防止檔案被大量下載、集中轉發或進一步非法外流，強化企業對外共享檔案的安全控管。

Case 4：敏感部門檔案內部公開監控

可監控特定檔案是否適合開放給全體員工瀏覽，並檢查其分享權限是否設定妥當。監控條件可依「檔名」、「檔案路徑」等進行設定，藉此確認是否有高機密資料在無意間被設為公司全體員工可存取。File DLP 不僅能用於監控對外共享風險，也可協助企業檢視內部檔案的共享權限是否符合資安與管理規範。

【應用情境】當檔名包含「履歷」、「薪資」、「健檢報告」等關鍵字時，將該檔案列為監控對象。

【應用情境】當檔案路徑包含「薪資」等關鍵字，且存取權限設定為「網域內的所有人」時，將該檔案列為監控對象。