告別 IT 瑣事！從 SSO 到自動備份，打造高生產力的資安超能力

想像你是一家台灣企業的 IT 人員，在星期一早上拿著剛買的咖啡走進辦公室，把包包放下。你深吸了一口氣，心裡想著：「太好了，今天早上不用開會，我終於可以靜下心來，好好推進那個已經延宕了半個月的 ISO 27001 導入作業，還有把新的網路架構圖給畫完。」你坐下來打開電腦，就在畫面亮起的那一瞬間……

電話響起，業務部同仁說「不好意思，我登不進去報價單系統，客戶在催了，可以幫我一下嗎？」你想說兩週前不是才發生過一樣的事，正想處理的時候，「叮！」總經理特助傳訊息：「老闆剛剛問，昨天下午有一封主旨寫著『請盡速確認匯款』的奇怪郵件，到底是誰寄的？裡面有沒有病毒？我們公司是不是被駭客盯上了？」你忙著解釋時，又收到系統信件警告可能有個資透過 Email 被寄出。你買的咖啡一口都還沒喝，忙完整個早上就過去了。

IT 最需要的超能力其實是「時間」

根據國外的調查，中型企業 IT 團隊花費約 50-75% 的時間在日常維護與支援，而 Gartner 的研究中，又有高達 20% 到 50% 的 IT 支援電話都是在處理密碼重置。

很多人對 IT 的刻板印象只有處理密碼重置或是重開機等瑣事，但是現在這個 AI 時代，只要多一點時間，哪怕只要多一兩個小時，IT 絕對可以創造出更多價值。我們無法施展魔法，憑空創造出一天 48 個小時。但是可以透過以下幾個資安超能力，幫助各位 IT 找回一些時間。

超能力之一：SSO 單一登入＋自助密碼重置＋帳號生命週期管理

透過 HENNGE Access Control 的 SSO 單一登入，使用者只需要登入一次，就能流暢切換所有系統。不需要記憶一堆密碼，也不需要一直找 IT 求救。將工作上需要的帳號及密碼整合於一之後，即使忘記密碼，也能自助密碼重置，絕對比等待 IT 協助更有效率。

更關鍵的是帳號生命週期管理。透過 AD 同步及 API，新人報到當天，系統就自動把對應的存取權限佈建完畢；員工離職的那一刻，所有雲端服務的存取權限同步收回。

根據 BetterCloud 2023 年的調查，導入 SaaS 帳號生命週期自動化後，平均每年可以為一個 IT 團隊節省約 1,700 個小時，並消除高達 78% 的手動管理工作量。

超能力之二：郵件全自動備份＋線上檢索預覽

每當稽核時，主管突然要求調出一封三年前的往來信件；或是使用者誤刪了一封重要的合約確認信，急忙跑來找 IT 時，郵件備份就是你最需要的超能力！

HENNGE Email Archive 對所有收發郵件都會在雲端進行全自動、無容量上限的備份，保存期限長達十年。符合《商業會計法》對帳冊及報表的十年保存義務，以及《個人資料保護法》對個資使用紀錄的五年保存要求。這是不可篡改的合規紀錄，完全無需人工介入，全自動在背景默默運行。

更神奇的是搜尋能力。不管那封信是三年前往來的還是昨天誤刪的，只要輸入關鍵字，搜尋到信件後可以在線上後台預覽。就連已離職員工的所有郵件，也完整保存在雲端，可以直接把調閱權限移交給接任的新人，郵件備份不再只是「備」而不用。

超能力之三：資料外洩防護＋社交工程演練

根據 Verizon 2024 年資料外洩調查報告，全球高達 68% 的資安事件，都涉及非惡意的人為因素——也就是員工的疏失或遭受社交工程攻擊。

透過 HENNGE Email DLP 自動掃描郵件內文與附件中的機敏資料——身分證字號、姓名、手機號碼、信用卡號碼，以及你自訂的任何關鍵字，如「報價單」、「設計圖」等。一旦偵測到異常，可以先暫停寄出、要求主管審核、加上 BCC、甚至是直接刪除該信件。

Verizon DBIR 2024 報告中指出，在所有社交工程攻擊中，73% 都是透過電子郵件發動的。反過來說，針對 Email 做社交工程演練，效率會是最好的。HENNGE Tadrill 將整個社交工程演練流程被壓縮成四個步驟：選模板、選對象、選發送模式、看結果。無限次數的演練對於使用者的資安意識提升，絕對是有幫助的。

IT 是企業生產力的關鍵

回到文章開頭描述的早上，帳號的問題使用者可以自行重置密碼；不定期的社交工程演練培養起了使用者的資安意識；可能的個資外洩也被 DLP 擋下了。擁有了時間的你，終於可以從容地坐下，在八點五十五分的時候，喝下那口還冒著熱氣的美式咖啡。

不是每位超級英雄都穿著披風，資訊部的同仁其實都是默默支撐著公司日常的英雄。我們相信 IT 是企業生產力的關鍵，獲得了從瑣事中解放的超能力後，IT 可以運用這些時間創造更多價值、發揮影響力，最終企業整體都會受益。