業務的密令 -- 如何知道對方下載 Email 附件了沒？

前言

哈囉我是哈利，這次分享的主題是如何善用 HENNGE Secure Transfer (HST)，將這款為了滿足大型檔案安全傳輸需求的服務，轉變成為開發客戶和了解市場的好工具。

背景

以下為一個完整的業務銷售流程中，不同的業務面向和工作劃分，其中細節會根據不同的產業、客戶類型和公司組織而有所調整。

從電訪後的寄送參考資料、拜訪完後的補充資料寄送到簽約前的每個轉換隨時有流失潛在客戶的可能。因此，若能盡量地於過程中蒐集資料，則能更加地幫助業務揣測潛在客戶的想法，進而滿足雙方的需求。

持續改善業務流程

以寄送參考資料為例，信件開發的基本流程如下：

信件寄出後並無有效地追蹤和紀錄，導致無法根據結果進行分析與修正。電話開發的過程中，信件的撰寫往往會花掉不少時間，因此若能將業務流程化，不只能將花費的時間累積成經驗，更能觀測並改善信件內容。

以下為使用 HENNGE Secure Transfer 後的信件開發流程：

我們只要將 HENNGE Secure Transfer 產生之附帶檔案的連結附註在信件中傳給潛在客戶。就可以根據對方的下載情況判斷對方對我們的服務和產品是否感興趣。收件者若有下載我們的參考資料，則可以推測對方對我們的服務有一定的興趣，業務人員可再次聯繫以確認客戶需求。此外， 從 HST 的 LOG 紀錄中，業務人員可知道對方在什麼時間點下載了哪些檔案。若業務人員同時寄送 A 產品和 B 產品的資訊但對方只下載了 B 產品的簡報，可推測客戶現階段對 B 產品較有興趣。反之若對方無下載任何資料，則可當成下通電話開頭：「哈囉蔡先生，前天電話中您請我寄送給您的參考資料，不知您後來是否有收到呢？」業務人員可從對方的回覆推測其感興趣程度。

舉例來說，對方下載且表明已收到並閱讀，未來有需求會主動聯繫，此種客戶可歸類為長期追蹤者；若對方並無下載但卻表明收到資料並閱讀完畢，可推測現階段對公司的產品並無需求、或是對方忙碌忘記下載但又不好意思表明...等等。 由上述例子可知，HENNGE Secure Transfer 確實可幫助業務人員更加地了解客戶的想法。

最後，我們還可以藉由 HENNGE Secure Transfer 的後台紀錄，嘗試描繪出潛在客戶的樣貌，找出較願意下載參考資料的客群。例如下載者的產業、職稱和公司情況...等等，日後可根據主要客群客製化開發信的內容和設計。

結論

HENNGE Secure Transfer 提供一個無上限的雲端空間並搭配 LOG 紀錄以供事後稽查，降低資料外洩風險的同時，又可滿足日常大檔案傳輸的需求。此外接收者不需安裝任何軟體，只需連上網路與任一瀏覽器，即可透過所提供的連結，一鍵登入雲端環境進行檔案下載或上傳，使用上既方便又簡單。同時，它也是在市場擴展上的好幫手，協助業務人員獲取更多的隱藏資訊，以利商業判斷和業務推動的提升。

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