遠距辦公的趨勢，如何準備？

時代的變動總是出乎我們意料之外，正如此次的新冠疫情來得措手不及。您又是否有想過當這波疫情終於平息時，世界會成為甚麼樣子？人類的生活模式又會受到什麼樣的影響？當日本回首 2011 年三一一大地震的時候，時常將它視為讓企業體認到數據中心的脆弱並將資料移至雲端的契機。當世界回顧 2020 年的時候，是否會將它視為一個開啟遠距上班與線上教學的歷史性轉捩點？

在疫情的波及下，大大小小的企業都受到了一定程度的影響，而遠距辦公也成了最熱門的應變之道。然而，究竟該如何超前部署，在短時間內改革既有的辦公模式並採用更有彈性的遠距辦公？數位變革該從何著手？我們從以下五點層面帶您理解。

筆記型電腦的分配

現在商用筆記型電腦已逐漸取代桌上型電腦的辦公模式，原因很簡單，那就是筆記型電腦所具備的高機動性。除了能夠因應遠距辦公，當員工在出差時，擁有一台筆記型電腦也能使員工除去許多不便。相信關於筆記型電腦高機動性所帶來的優勢大家都很清楚。然而也正因為它的高機動性且經常被拿至企業外部使用，資料安全在此儼然成了一個重點議題。這時，建立相關控管制度並教育員工採取適當的保全措施也將會是一個重要的步驟。另外若預算有限，或因為缺貨而受到數量上的限制，可以考慮先發配給處理核心業務的人員，以便未來的不時之需。那麼採購筆電時將面對的挑戰有哪些？若想更相關議題，詳情可以參考網路上的文章（遠距工作催出商用筆電買氣，微星、華碩、宏碁這類筆電賣到缺）。

電話通訊的整合

相信在當今人手一機的社會，電話聯絡並不會造成太大的不便。但對於公司而言，在遠距工作的情況下如何照常接聽企業電話專線將成為一項難題。其中的解決辦法之一可以是將公司電話專線整合至機動性較高的手機，或者直接發配一組公事用手機號碼。舉例而言，遠傳電信就有提供整合通訊的相關服務。順道一提，其實在現代的辦公環境，已經有許多企業採用電話以外的即時通訊工具，而這些軟體也隨著科技的進步持續增加。從原本的電話專線到 E-mail ，再到 LINE、WeChat、Skype 等等，企業使用的通訊設備五花八門。雖然現在的當務之急是將企業電話線轉接至手機，但為提升企業營運的彈性，這類通訊整合服務像是 SSO（Single Sign On）或是「整合通訊方案（Unified Communications, UCaaS）」也正在崛起當中。若對整合通訊方案有興趣，可以參考網路上的文章（大家都在用手機，那辦公室分機還需要嗎？「企業整合通信平台」想改變的不只是分機，而是工作效率！）。

共有雲端資料庫

或許有些公司還是習慣將資料儲存在數據中心等地端設備，又或者在使用透過公司內網（LAN）共享文件的伺服器訊息區塊（Server Message Block, SMB）。但這些儲存資料的手法除了不靈活且機動性低之外，更需要 IT 人員心力及人力的維護。數據中心也因需購買機台，而容易受到實際上天災人禍的影響。另外，SMB 除了需要大量的 VPN 且佔用過多寬頻，也會因為資料被共享於 LAN 而非網際網路上，造成諸多不便並欠缺加密。若企業改使用 Office 365、G Suite、Dropbox 等雲端服務，除了能省去購買機台、定期更新、和人力維護的成本之外，更能提高資料存取的靈活度。

資料存取控制

在將資料上傳至雲端後，資料存取控制將會成為一個關鍵議題。有哪些方法可以有效確保雲端資料安全以避免外洩呢？首先，IP 限制就是其中一個可行辦法，亦可從裝置憑證或是 OTP（One Time Password）等方面著手。另外，安全瀏覽器就是一種專為資料存取控制打造的產品。它除了可強制員工透過安全瀏覽器登入存取 G Suite 外，同時禁止機密檔案下載或複製信件內容。HENNGE Secure Browser 就是提供這種服務的產品之一。在 GDPR 和 CCPA 這樣嚴苛的個資保護法下，資安軟體除了能讓企業在使用雲端服務的過程中更安心外，對他人也是一種保障。若欲知詳情，可以上 HENNGE 的官方網站查詢。

相關軟體訓練課程

在準備完這麼多硬體軟體設備之後是否終於大功告成了呢？未必！您確保公司內部人員都瞭解如何操作了嗎？若辦公人員不知如何操作，那麼準備再好的設備也等同於對牛彈琴功虧一簣。在正式採用遠距辦公模式之前，若能舉辦 G Suite、Zoom 等軟體的簡單操作教學，相信大家在使用的過程中也會更加順暢。

在這瞬息萬變的社會，如何超前部署打造一套靈活的公司體系是一項企業不可或缺的能力。除了應與時俱進備妥最新的硬軟體設備及知識外，更應該防患未然以應對無從預料的天災人禍。