如何達成遠距工作？四大要素告訴你

因應最近的新型冠狀病毒疫情，企業除了關注疾管署發布的最新消息之外，在「企業營運的維持」以及「員工聚集在辦公室可能發生的感染風險」之間可能也面臨了兩難，因此有不少企業推遲了開工日期。但開工無法無限延期，企業應該平時做好準備，例如考慮企業營運持續計畫 (BCP) 等，才能在面對地震、颱風等天災，或病毒疫情和其他不可抗力時，有辦法持續營運。

要如何在避免相互傳染風險的同時，又能維持企業生產力呢？於是「遠距工作（遠端辦公／遠端工作／WFH 在家辦公）」就成了目前大多數企業的防疫對策。遠距工作也就是指不需要在辦公室也能辦公的工作方式，原則上需要包含能在辦公室外存取的 Email 系統、企業通訊工具、共通資料管理系統、專案時程管理系統等四大要素。而上述的系統或服務，因為網路基礎建設的普及和雲端技術讓使用者能隨時隨地存取的特性，很大程度地使得遠距工作變得比以前更容易了。以下針對遠距工作的四大要素一一說明。

Email

相信有許多人一天的工作都是從打開 Email 信箱查看信件開始的，但傳統自建的 Email 伺服器必須在公司內才能收發信件，不然就需要透過 VPN 等方式來進行存取。而雲端則省去了許多麻煩的步驟，只需打開網頁即可馬上開始作業。

另外，雲端 Email 不但支援 PC、手機、平板等跨裝置使用，也可以跨 Windows 或 macOS 等不同平台，對於使用者而言相對友善。因此目前有許多遠端辦公者使用雲端的 Email 服務，如 Office365 (Exchange Online) 或 G Suite。

如果還在考慮哪個平台比較適合自己的話，可以參考網路上的文章（代管電子郵件服務比一比 Office 365、G Suite 與 Mail2000，誰是最佳解？），或是找經銷商諮詢，甚至是直接試用看看。

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企業通訊工具

不論何種行業，溝通絕對都是必要且每日都在進行的重要工作。而對於遠距工作者而言，同時擁有同步（通訊工具）及非同步（Email）的溝通手段，在需要立刻回覆時就不用一直等待 Email 回覆，工作運用及時間安排上會變得更加靈活。

而相較於工作和私人訊息混合的 LINE，現在有許多工具針對企業所需的功能更加強化，例如訊息分流及工作指派等，並且可以搭配、整合上述的雲端 Email 服務，進一步提升使用上的便利性。挑選上可以參考這篇文章（防疫新對策：遠距辦公崛起！企業如何挑選最佳通訊與協作工具？）依照需求及預算抉擇即可。

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共用資料管理系統

隨著協同作業受到的重視和普及度與時俱增，企業共通資料管理系統的重要性更是不言而喻了。好的資料管理系統應該要可以讓企業安心存放重要資料，因此在備份上最好做到異地備援，並且能有版本控制來回復到特定時刻，以避免檔案被覆蓋或刪除。另外，內部檔案最好能做到不同權限的管控，以因應不同情況。綜上所述，檔案管理的公有雲服務也許是適當的解決方案，選擇上可參考 iThome 的這篇檔案公有雲服務走入企業應用。

檔案管理系統若能兼具檔案分享的功能，則可以更快速地和公司外部交換檔案，而管理者可以管控使用者所傳出檔案的話，就更能降低資料外洩的風險，可以參考這篇文章（Cloud Drive 好方便？雲端硬碟對外分享之利與弊）。

有些企業可能會認為，使用公有雲服務來存放公司資料會有些不安心。但是現在各個知名公有雲服務的安全性和可用性都相當高，與自建伺服器相比，像是跨國銀行之於自家保險箱一樣。企業可以試用之後，選擇對自己最有利的服務來管理檔案及資料。

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專案時程管理系統

最簡單的專案時程管理工具可能就是企業內部共用的行事曆了，而 Google 日曆提供了雲端同步，且跨裝置、跨平台的使用體驗，相當適合作為遠距團隊共同協作之用。可以參考這篇文章（最簡單的專案管理工具： Google 日曆，專案團隊應用實例教學）的做法。

還有許多知名的專案時程管理工具，可以看這篇文章（六個知名專案管理工具之比較及推薦）的介紹。遠距辦公無法在白板或其他地方一目瞭然看到專案目前進度，因此更加需要工具的輔助，如此一來才能事半功倍。

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其他工具

其他可能對遠距辦公有幫助的工具可以參考：武漢肺炎爆發時在家工作？31個讓你遠端工作更有效率的工具。另外，也可以看看國外有不少企業已經遠距辦公多年的經驗（員工千人、估值30億美元！這家公司全靠遠端辦公，怎麼做到的？｜數位時代），還有企業針對溝通、協調、協作、組織、營運及公司文化等不同面向，分享他們的心得與觀察（[英文] 遠距企業 Buffer 及 Splice 分享團隊營運心法），以及歐美地區的整體遠距辦公狀況數據（State of Remote Work 2020）。

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資安層面

最後，當企業導入雲端服務以達成遠距辦公的同時，相信資安方面也是需要相對應的規劃及調整。HENNGE 台灣惠頂益為了支援所有企業，特別針對雲端資安解決方案推出相關優惠，歡迎來信（tw-sales@hennge.com）或來電（02-2736-3223）詢問。

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