如何提高職場工作效率？

麥當勞的一課

大學時期，我曾在日本的麥當勞打工。有一次我在廚房做漢堡和薯條，就被要求要「隨手清理環境」。雖然我不確定世界各地的麥當勞是如何運作的，也搞不清楚當時的狀況，但這個「隨手清理環境」的意思就是在沒有訂單的時候清掃廚房。也就是說，在工作期間，我不是在準備餐點就是在清理環境。

我發現這麼做是很有效率的，因為這樣就不用在下班後花時間清理環境，廚房已經變乾淨了，所以足以減輕工作一整天後還要清潔的壓力。雖然這只是我個人的想法，但我姑且稱這樣的概念為「一次性操作」，也就是藉由一次性的操作，即可同時完成食物的準備和清潔的工作。這種「一次性操作」的詞語來自掃描機的術語，回溯至掃描機剛進入市場時，每台掃描機都需要掃描三次（三原色光模式）以掃取每種顏色。經過一段時間後，市場上出現了一種新型掃描，只要掃一次就能掃取所有顏色。當這種新式掃描機進入市場時，相較於「三次掃描」，它被稱為「一次掃描」。顯然地，一次掃描要比三次掃描還快很多。

而我從麥當勞也學到了：一次操作比多次操作來得有效率很多。

回顧那些沒效率的日子

當我開始進到社會工作時，大部分的電腦都是桌上型電腦，當然，我用的也是桌上型的。而也正因桌上型電腦無法隨身攜帶，我總是會帶著紙本的筆記本去參加會議並做紀錄。回憶當時，我每三個月就會用掉一本筆記本，也就是說三年後我就會有十多本筆記本。在這樣的情況下，就算我想要找以前的某些筆記，也很難確切找到。另外我的字跡又很醜，有些筆記甚至連我自己都看不懂，因此在電子郵件尚未普及前，我們並不會分享我們的筆記，都只是口頭上報告而已。

我想是在電子郵件普及化後，我們才慢慢開始共享會議記錄的。有正式在這個時候，筆記型電腦開始流行起來。由於當時的筆記型電腦很笨重，而且電池也撐不到一整天，所以筆記本仍是最常見的筆記方式。然而在這種情況下被要求共享會議紀錄卻比以往耗時，也加重了我的工作負擔，因為在會議結束後回到辦公室時，我需要先讀過我的筆記，並建立會議紀錄的逐字檔，再以電子郵件的形式發送給其他人。不過儘管這樣很耗時，通過電子郵件進行搜索來查找以前的會議紀錄反而變得更加容易。

幾年後越來越流行將筆記型電腦帶到會議，這也使我從用筆記本做筆記改變成用筆記型電腦做紀錄。大多數的時候，由於會印紙本會議資料給出席者，所以並不需要用筆電報告，但我仍然需要用電子郵件發送會議流程。那段日子由於沒有能夠連接網路的行動電話，我仍然需要回辦公室做這些操作。

在那個年代，「一次性操作」在報告會議紀錄的流程上尚不可行。

隨手做筆記

隨著 Google Docs 等協作軟體的普及，以及能夠透過智慧型手機隨時隨地連上網路的轉變，一切世事都改變了。在我開始做會議紀錄的同時就可以將資料共享給其他成員了。如今「一次性操作」、「隨手做筆記」已非不可能之事。這大大的提高了職場上的工作效率，因為我不需要再做額外的動作便可直接向其他人分享我的會議紀錄。當然，有時我還是會在會議後編輯筆記，或分別傳給其他不同人看。

像 Google Docs 這樣的協作軟體的另一個好處就是：它可以同時由很多人共同編輯。通常在我們拜訪客戶開會時，工程師會陪同業務員前往拜訪，由工程師負責回答一些技術性的問題。這個情況下，雙方就可以打開同一份共編文件。由於請一個人在說話的同時兼顧打字是一件很困難的事，因此藉由這個方法讓一個人可以專注於交談，而另一個人則負責記錄對話內容，進而使會議紀錄更完整。

由於 COVID-19 的影響，有時我們得開線上會議。即便會議是線上的，成員也都位於不同地方，大家還是可以打開同份文件並一起記錄。

數位轉型

如果你問我這是否就是數位轉型的例子，我相信答案是肯定的。然而，這種轉型並不是刻意的，它是隨著科技進步而自然而然發展出來的。

我認為提高效率的關鍵是將「多次性操作」轉變為「一次性操作」。當你發現某個操作是「多次性操作」時，那麼我想這正是思考如何將該事件轉換為「一次性操作」的好時機。當然，有許多操作流程因為當前尚缺乏技術解決之道而無法被簡化。儘管科技的發展與我們預測的有所不同，但每天都有新的技術誕生，因此我相信，最終我們將能找到好的解決方法來提高我們處理事情的效率。

身為一間以「解放科技」為使命的公司，我期許我們能提供將「多次性操作」轉變為「一次性操作」的解決之道。

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本篇文章由台大日文系學生：黃子芃同學翻譯。台大日文系戲劇公演於5月29日舉行，歡迎前往 FB 粉絲專頁獲取詳情