遠距辦公的考量及風險？

去年台灣的疫情還在可以控制的情況下，大部份的企業雖然有一些因應的措失，但基本上都還是到辦公室工作。有少部份的企業以分流辦公（早上、下午）來減少辦公室內的員工密集情況。但是因應疫情的突然惡化，在很多住在雙北以外的通勤族無法到達台北市區的情況下，很多公司都不得不開始考慮遠端工作的計劃。

雖然 HENNGE 在台灣成立還不是太久，但我們也可以說是遠端辦公的經驗家了。在企業考慮遠端辦公的時候可能需要考慮幾個部份：

軟、硬體設施

在可以遠端工作前要先達到硬體的設備需求，例如電腦、遠端視訊的工具等。如果沒有這些硬體設備的話，可能連遠端工作都無法達到。當然，如果產業較特別的手工藝品或是機器能夠在家裡操作的話，就算是需要有實體產品的工作也是可以在家裡完成的。

但是在網路發達的今天，大部份企業的很多業務流程和工作都是透過電腦和雲端軟體來完成的。例如遠端會議的軟體、員工互相交流的平台、管理客戶資料的 CRM 等。如果公司有許多資料已經電子化甚至雲端化的話，在軟體部份就不會有太多問題了。

業務、管理經驗

有了必要的軟硬體設備之後，如果人員不會操作的話也是沒有用的。所以平時就需要讓員工使用並熟悉遠端會議的工具才會在需要用到時有備無患。但是光是把員工平常的工作和業務流程雲端化以外，員工也需要熟用員工管理的工具。如上下班打卡、費用核銷和內部的簽核流程等等。

主管和老闆也需要善用這些系統來管理員工的出缺勤、業務績效和適時給員工反鐀。必要時，主管也可以在需要的時候直接和員工緊急開會討論特殊的案件或客戶情況。

HENNGE 在這一部份也是很有經驗的，自從 Slack（公司內部類似於 Line 的通訊工具）的導入之後，很多員工之間的溝通就由口頭轉換成了 Slack 上的文字溝通。不只讓員工可以不論實體地點更快找到人以外，交流也自動的留下文字證據。

交流和生產性

最重要的是要在平常就讓員工適應遠端工作的氛圍，這樣才不會在突然從辦公室上班改到遠端上班時，讓員工的不適應導至生產力下降。因為疫情爆發勢必會影響企業本身的業績，如果正好因為在轉換辦公模式的同時，因為員工的不適應導至公司的績效下降的話，那對於企業的損害就太大了。

遠端辦公的員工因為人在異地，所以可能會減少了員工和員工在工作以外互動的機會，如一同吃午餐、去茶水間休息的時間等。這也可能會讓公司內部的向心力下降而影響到團隊士氣等。這個時候，需要適時的讓員工有可以在遠端會議與彼此親近的時間。

HENNGE 內部有訂閱一個軟體服務 -- Donut，會在一星期隨機配對兩到三位員工線上聯誼，在這個線上聯誼的時間內，可以讓會議室裡的三位員工談天並互相了解對方最近的近況。

資訊安全

但是 HENNGE 認為遠端辦公最重要的因素還是要在能夠不影響業務執行的情況下達到資訊安全的效果。因為員工在處理的畢竟是公司的敏感資料，所以如果不好好的保護的話，非常有可能因為讓公司的客戶或技術資料外洩而導致公司本身淊入風險。

其實很多根據 Cybint 在 2020 年的統計，有 95% 的資安事件都是由人為疏失所造成的，所以好的員工帳號管控在遠端辦公是非常大的關鍵。HENNGE 也是同樣這麼認為的，所以才有 HENNGE Access Control 的誕生。

HENNGE Access Control 是 HENNGE One 產品系列中針對雲端平台做存取管控的資安服務。很多企業因為使用多種不同的 SaaS 服務，如果每個服務都有個別的帳號密碼的話，不只管理員在管理上很困難，使用者也會因為需要記住不同帳號密碼以及多次登入不同的服務而導至生產力下降。

HENNGE Access Control 可以做到的登入控管有：

• IP 控管：只能在特定的 IP 位址登入，如辦公室的 IP 位址。
• MFA：在輸入完帳號和密碼以外，還需要輸入一組一次性的密碼。可以有效的防止帳號的暴力攻擊或是最近流行的密碼釣魚攻擊。
• 裝置憑證：讓只有管理員許可過並有安裝憑證的電腦或是行動裝置才可以登入。
• 安全瀏覽器：此為 HENNGE 內部開發的瀏覽器。可以讓員工在透過此瀏覽器瀏覽時無法下載郵件的附件或是雲端硬碟裡的檔案等來達到資料不落地。

其實在家工作也是可以很有效率的。企業如果想要在疫情的緊急狀況下達到無痛轉換到在家工作，一定要具備需要的工具、具有操作知識的員工、合適遠端辦公的氛圍和一定的資安基礎來更有生產力的在家工作。

針對此次疫情，HENNGE 也推出了遠距辦公支援方案，希望提供 HENNGE One 的 Secure Access 方案的免費試用來幫助企業達成安全安心的遠距辦公。