我該選擇 G Suite Basic 還是 G Suite Business 呢？
July 28, 2020
大部份剛成立的小公司，為了降低在電子郵件和文書處理上的成本，基本上都會選擇使用雲端的 Email Solution 來避免自己架設和管理伺服器的費用。在這方面，微軟的 Microsoft 365 和 Google 的 G Suite 基本上都是很好的選擇。如果您的公司在考慮的是 Microsoft Office 365 的話可以參考這邊「我該如何選擇 Office 365 的方案呢？」。因為大部份的個人使用對 Gmail 相對較熟悉，所以很多新創的小公司可能偏好 G Suite 多一些。如果您在考慮的是 G Suite Basic 或是 G Suite Business 的話，歡迎繼續讀下去。
G Suite Enterprise 一個使用者每個月的價格要 25 美金（750台幣），可能會超過大部份企業的預算，所以這次我們只比較 Basic 和 Business。
先比較 Basic 和 Business 兩個方案一樣的地方。基本上，大家熟悉的 Gmail、Calendar、Meet、Google Drive，和 Google Drive 內建 Google Doc、Google Sheet 等兩邊的功能都齊全。在管理員的控制台和資安上的控管基本上也都差不多了。
Gmail/Google Drive 的空間上限
先探討 Google Drive 空間上限的差異。在 Basic 的版本，不論帳號數量有多少，空間上限一律都是 30GB，也就是免費版 15GB 的兩倍。而在 Business 的版本中，如果為 5 個帳號以下的話為 1TB 一個帳號，而 5 個帳號以上的話就不限空間了。如果您的公司是剛剛開始使用 Google Drive 的話，也還沒有什麼檔案需要放在 Google Drive 的空間裡的話，其實 Basic 會是很好的選擇。
💡小提醒
您可以從 Basic 的方案開始使用，因為要用完 30GB 的空間快一點可能一年，慢的話兩到三年。到使用量快到 30GB 時再升級為 Business 方案應該是最符合經濟效益的。
G Suite 裡的空間使用比較麻煩的地方在於這個使用空間是由 Email 和 Google Drive 裡的檔案一起共用的，如果 Drive 裡的東西一多的話，可能會影響到信箱沒有辦法收信。
可以靈活運用第三方服務來解決儲存空間限制
如果您的企業著重於 Gmail 上的使用並對 Google Drive 的使用不是太有需求的話，與其因為空間的上限升級到 Business 的版本，我們建議使用 Basic 的版本搭配我們的 HENNGE Email Archive 即可，如果為了儲存 Email 而升級其實並不划算。一般的人員很少會去尋找比兩年還要久以前的信件，雖然 Google 讓您可以隨時在信件中搜尋到，但是要付出的成本也是很高的。另外一個理由是，儲存久遠以前的信件的目的大多是為了法規、稽核或是業務交接，也就是儲存的信件並不是為了自己看而儲存的。可是如果是提升帳號到 Business 的話是沒有辦法讓他人去查看這個帳號裡的信件的。
能夠解決以上兩個問題的是 HENNGE 所設計的 Email Archive 這個服務。第一個關於信件搜尋的問題，如果您的企業真的是著重於 Email 的儲存的話，Email Archive 在空間上也是沒有儲存上限的，而且能夠備份 Gmail 收和發的所有信件和附件，也就是無限容量，永久保存。Email Archive 將一年以內的信件索引備份，而超過一年的信件壓縮備份，大幅降低了無限空間備份的成本。在降低成本的同時，並不影響索引搜尋的效果。而且不只是本人搜尋，也可以讓交接業務的人員或是稽核的人搜尋。HENNGE Email Archive 只需要升級到 Business 方案價格的一半，決解了企業在 使用 Gmail 時受到空間上限的困擾。
Google Vault 保管箱
再來討論到 Business 版本中才有的 Google Vault 的這個功能。Google Vault 可以幫使用者以唯讀模式保存 Gmail、Google Drive 裡的 Google 檔案和 Meet 裡的錄影和聊天記錄等，保護使用者在操作上的誤刪或是用來做搜尋和訴訟保留的。如果您的公司在常常使用 Google 文件來做編輯的話並對 30GB 的空間感到不夠用的話，升級到 Business 會是不錯的選擇。相比之下，如果您的公司單純只需要 Gmail 部份的完整保留的話，我們會跟以上的原因推薦我們的 HENNGE Email Archive 來降低您的公司永久保留 Email 的成本。
還有一個我們比較推薦 HENNGE Email Archive 來保留企業中電子郵件的理由為：
刪除帳戶後，其中的資料會怎樣？
如果您刪除使用者，與該使用者帳戶相關聯的資料將會全部從 Google 移除。Google 建議的最佳做法是將使用者帳戶停權，而不要予以刪除。
所以就算您的信件已經儲存到了 Google Vault 裡，但是如果該帳號被刪除的話，該帳號相關的資料還是會遭到刪除的。而在 HENNGE Email Archive，您可以永久保留被刪除帳號的 Email 。所以該帳號就算被刪除了之後，您依然可以在 HENNGE Email Archive 的介面上搜尋到信件。您可能會想，在 G Suite 裡，帳號的停權和不停權對企業有什麼差異，然而在台灣的經費節省上，帳號如果只是停權並沒有移除的話，企業仍然需要支付停權帳號的費用的。但在 Email Archive 裡的方案的話，您只需要支付現階段備份帳號數的費用即可，假使員工變得比原來少了，您支付的費用比原來的帳號數還少了，但只要您有一個帳號，我們都可以幫您保留所有的信件。
彈性升級
最後是來討論彈性升級這一塊。剛剛雖然講了這麼多，但是最讓大多數台灣企業煩腦的大多是經費和成本的問題。如果您的企業真的考慮升級 Basic 的帳號到 Business 的話，G Suite 規定同一個 G Suite 環境裡的帳號是全部都需要升級的。這等於 G Suite 的費用直接翻倍（因為Business 的費用是 Basic 的兩倍＝2,000元），對很多新創或是小企業來說可能會是一年很可觀的支出。相比之下，HENNGE 的 Email Archive 的費用是升級的一半以下，而最節省成本的地方在於 HENNGE Email Archive 可以讓您的企業選擇性購買想備份的帳號數量。
結論是，如果您的企業是因為 Email 的空間儲存不夠或是想永久保存使用者 Gmail 中的信件的話，比起升級到 Business ，我們更推薦您嘗試看看 HENNGE Email Archive。如果您是為了 Drive 的空間的話，那提升到 Business 確實是可以考慮的選擇。歡迎您參考：郵件歸檔備份 Email Archive
參考資料
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