資安小學堂(一)關於郵件歸檔備份, 您可能不知道的5件事

我已經使用雲端郵件服務, 雲端供應商都會幫我備份了,為何需要自己備份 ?

  • 雲端服務相較於地端擁有「異地備援」的優勢,對於企業而言資料的儲存具有更大的保障。所謂「異地備援」為雲端供應商基於資料保護安全性,會在不同伺服器端進行備份以防止伺服器損壞時資料遺失的情形。
  • 對於一般用戶端而言,自行進行備份有其必要性 : 第一,自行保留公司資料,提供內部足夠彈性來做防備,必要時可以快速調閱;第二,從雲端供應商調閱出備份資料不僅耗費許多時間,在支出方面,因是以資料量計價,所需成本往往超出想像。

郵件備份的實益為何 ?

  • 法規必要性 : 個人資料保護法規定,要求企業至少需要保存三到七年的郵件,尤其在訴訟或是稽核需求時可以應對。當企業面對訴訟發生時,可以快速應對處理提供信件作為司法訴訟之證據使用。
  • 稽核必要性 : 企業需要能夠彈性分派權限,快速稽核搜尋所需的郵件資訊,並且所有動作都需要有LOG記錄以保障企業。
  • 交接必要性 : 現今雲端服務普遍以使用者帳號數計費,在員工離職後,交接期間往往需要保留離職員工帳號一至兩個月,然而這段期間所支付之費用是否是多餘的成本花費呢 ? 又可以避免員工在離職前故意或誤刪信件所導致交接不完全之情況發生。

雲端備份相較地端備份之優勢 ?

  • IoT、AI 技術之興起,倚靠大量資料在背後運算,資料量日益龐大的未來,企業保有的資料已經具有另一份價值。而電子郵件一直是商務往來中最重要的交流管道,根據IDC之調查,未來每年資訊量將以80%的速度急速增長。
  • 單靠企業購入設備進行備份,將來可能在短時間內消耗完硬體空間,對資訊人員來說保管、維護也將成為沉重負擔,許多隱形成本將顯現而出。相較於傳統的備份需手動進行,系統自動封存更能達到完整、便利的效益。

權限劃分、快速調閱之彈性

不知您是否有一般使用者遺失信件或需要訴訟証據,在一堆信件中大海撈針之經驗 ? 傳統備份主要以PST/NSF方式保存在地端硬碟或NAS中,IT人員在緊急需要時往往因缺乏彈性,無法快速搜尋特定信件,需要耗費大量人力與時間。又信件內容會因所屬工作範圍有所不同,因其機密性,權限劃分應為企業需要思考應對之處。

雲端郵件信箱容量不足

郵件備份是一種保險機制,若只是倚靠平常郵件伺服器的容量,多年使用下多會產生郵件信箱空間不足的問題,最重要的是,在信件缺失的情況下也無法進行事後彌補,為保證所有收、發信件的完整性,平日做足充分郵件備份對企業亦具有十足重要性。

想了解如何做到簡單又完整的郵件備份嗎 ?

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