G Suite × 辦公室改革
April 28, 2020
導入 G Suite 的效果和課題
HENNGE 本次招集了使用 Google 提供的 SaaS「G Suite」的企業資訊部門負責人，舉辦了工作坊，傾聽大家對於使用 G Suite 的感想，會中討論使用感受、以及將來的課題等。本篇向各位介紹在工作坊中討論出來，使用者感受到的優點及未來的課題。
使用「G Suite」後感受到的變化？
我認為最大的變化是公司內部對「共享資訊」的意識已經發生了很大變化。「G Suite」提供了促進共享資訊的工具和功能，因此大家自然而然地萌生共享資訊的意識。
發現可以透過使用工具共享各種資訊也是促使大家積極地去改變的原因之一。不同部門或同仁之間想要分享的資訊不盡相同，若是只能分享特定資訊的工具的話，不會讓大家有如此變化。
具體來說如何應用來「共享資訊」呢？
除了必備的 Gmail 用以郵件溝通共享資訊，以「Hangout Chat」訊息對話也增加。過去使用信件溝通改成用聊天室以後效率變好了。過去沒有使用聊天室的文化，但是自從簽約「G Suite」，有了可以使用的環境，自然而然發現了使用聊天室的機會，同仁也發現了使用帶來的方便。不只是取代郵件，過去用紙條留言的訊息改成使用聊天室留言的人也增加了。可以確實留言給收信人，也可以節約紙張。
使用「Google Drive」來共享資訊的情況也持續增加。過去也可以使用 檔案伺服器 來分享檔案，但是以檔案或使用者為單位等更方便的設定，不限設備或是所在地都可以存取，更方便共享了。另外，透過派發 ID 給交易往來對象，不只是公司內的人，也可以和公司外部的人分享，更迅速地一起管理進度，共享資訊。
「Google試算表」也廣為被使用來共享資訊。透過即時共同編輯，可以大家各自作業但同時互相確認，非常方便。
另外，「Google表單」非常實用。不只可以做為公司內部問卷，也可以將客人的諮詢輸入進「Google表單」，統計到「Google試算表」，迅速分享給承辦負責人。過去紙本統計後整理完成才傳給承辦人非常花時間，但透過「Google表單」可以讓共享資訊更即時有效率。利用「Google表單」輸入上下班時間，「Google日曆」也可以管理出缺勤。
使用「Google日曆」管理會議室，大家可以自行確認會議室的預約和使用狀況，過去要找專人才能知道狀況，現在每個人都可以隨時自行確認，非常方便。
我們知道了「G Suite」提供的工具可以在「共享資訊」上大有幫助。實際使用上，同仁們有什麼樣的意見呢？
垃圾信件會自動被刪除，或因為自動預測的郵件地址減少輸入錯誤的情況，都讓使用者很開心。沒有夾帶附件的提醒也大受歡迎，系統會自動偵測郵件內文，推測需要夾帶附件，寄送前受到提醒，就不需要事後再補寄。省時省力受到大家的好評。
搜尋功能也受到好評，找尋的郵件或檔案馬上就可以搜尋到，節省了很多慢慢找的時間。並且，過去有同仁會設定資料夾來搜尋以提高找到的機率，現在不用這樣設定也可以找到檔案，辦公變得很有效率。還是想要分類的時候，則使用標籤來做管理，也有很多同仁使用這項功能。
那麼，對負責導入的資訊部門來說，有什麼樣的導入效果呢？
首先是遷移到雲端服務後過去要實體管理的郵件伺服器或檔案伺服器的維護管理工作變輕鬆了。其次，透過使用「Google雲端硬碟」管理檔案、備份檔案，在更換電腦的時候作業變輕鬆了，這一點非常有感，體驗到了導入的效果。過去，在更換伺服器或是電腦的時候，備份檔案的作業非常費時費力，現在全部節省了。
若使用無限制容量方案的話，不需要時刻擔心使用容量這一點也非常省事，幫了大忙。現在辦公使用的不只是文件的電子檔案，也有很多圖片檔或影片檔等大型檔案，使用實體伺服器在投資的角度或操作管理的角度來看負擔都越來越重，透過改用雲端，這些問題都一次解決，效果非常好。
「G Suite」提供的工具非常消費者取向，這一點對資訊部門來說也很省事，因為許多使用者本來在私人領域就有使用經驗，不需要從頭做教育訓練。特別是年輕同仁，不只是已經知道使用方法，更可以自己搜尋使用方法或是教其他同仁使用方法，資訊部門的工作量大減。
不單是「G Suite」，和其他雲端服務可以簡單連結，也是對資訊部門來說很方便的一點。不只是「G Suite」連結的雲端服務，「Slack」等其他的雲端服務也變得容易連結，整體而言可以讓雲端服務都能組合利用，對同仁來說很方便。
− 不管是一般員工或是資訊部門社員似乎對導入的效果都有感，另一方面，有什麼導入後發現的課題嗎？
有很多企業越使用工具，越發現導入的效果，但相反地，也有企業無法推廣使用，因此感覺不到導入效果。使用頻率上，「Gmail」、「Google 雲端硬碟」等業務上必要的工具容易推動，但是其他工具的使用很難推動也是問題之一。最常聽到的是，很難推動使用「Hangout chat」，過去不常使用的工具類型，很難快速滲透普及。
此外，也有同仁很排斥改變過去使用習慣了的工具，因此很難推進新的工具。例如，計畫使用「Google試算表」來推動資訊共享和共同編輯達成效率化的工作，但是過去太習慣Office工具（Excel），堅持使用Office，而不願意試用「Google試算表」。
管理方面有發現什麼課題嗎？
和工具利用也有關係，「頻繁更新」、「使用者介面大幅變更」以管理的角度來看也造成困擾。追加功能或變更使用者介面時，必須和員工說明，因此多出要事先蒐集資訊這項工作。Google公司的部落格或是Q＆A也有提供資訊，但是多沒有詳細記載，必須實際操作體驗或是在網路上蒐集資訊。此外，有時也會變更管理系統控制台的使用者介面，資訊部門也會產生因應的工作等。有時也有因為更新而產生的使用者支援和部門的支援忙不過來的問題。
「Google雲端硬碟」的檔案共享上發生的問題也很多，有時管理存取權限很困難。存取權限的給予方法因人而異，所以難以掌握什麼檔案被以什麼樣的形式分享給誰。也有亂設共用資料夾，沒有人整理共用資料夾的情形。不只是對內，也有對外分享的時候，公司更需要針對資訊外洩採取對策，但是公司的作法是管理還是已經是監視了，也難以分辨。
此外，暫停工作或離職人員所擁有的檔案要管理也是一項課題。特別是若在刪除離職人員帳號的同時，沒有移動管理權限的話，檔案就有可能被刪除。若沒有針對使用者帳號的資料好好管理的話，後續處理非常麻煩。
最後，請向正在考慮導入「G Suite」的企業提供一些建議
善用「G Suite」的各項工具的企業應該可以感受到導入效果。只有使用郵件或是檔案交換，應該也有一定程度感受到導入效果，但是要達成「資訊共享」和提高工作效率，一定要使用其他更多工具。業務單位自動自發使用當然是最理想的，但是透過企業內部佈達命令或是問題回覆時，創造工作上自然而然地使用各種工具的機會，也是以企業角度來說很好的方法。
並且，導入的同時，需要提早建立使用規則。前面有提到的管理存權限的問題，在使用並產生問題之前就做好規劃，對使用者或是管理者角度來說都可以創造一個好用的環境。可以存取的裝置或是網路設定要怎麼設定，則可以透過 Google Apps Script 等客製化設定批准和管理方法、檔案整理方法。也可以依企業內部的情況，依次推動工具的使用和管理，而達到成功使用「G Suite」的效果。
原文：G Suite × 社内の変化 | HENNGE | へんげ
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