Office 365 × 辦公室改革

導入Office 365 的效果和課題

HENNGE 本次招集了使用微軟 Office 365 的企業資訊部門負責人，舉辦了工作坊，傾聽大家對於使用 Office 365 的感想，會中討論使用感受、以及將來的課題等。本篇向各位介紹在工作坊中討論出來，使用者感受到的優點及未來的課題。

使用「Office 365」後感受到的變化？

活化「溝通」應該是最大的變化吧。藉由使用「Teams」可以選擇 Email、聊天室、線上會議等各種溝通工具。以往大家常常使用電話或 Email，但是藉由其他的溝通手段，尤其是聊天室的運用，大家可以輕鬆地交換資訊，擴大公司內部溝通。

另外，對於資訊部門來說，最大的改變是管理變輕鬆了。過去使用地端時，管理伺服器需要耗費心力，現在在管理授權數量上也變簡單了。

活化「溝通」上，「Teams」幫了大忙，具體來說如何應用呢？

最大的變化是在授權管理上的改變，透過使用以每人帳號管理的「Teams」，讓公司同仁更容易溝通了。交流方式不只有過去使用的 Email 或電話，還加上聊天室或線上會議等可以直接看到對方的臉來進行交流。可以輕鬆地達成簡單的小問題或是資訊交流，公司內部的溝通日漸變化。

溝通工具由 Email 轉變成聊天室這點也值得注目。雖然 Email 也很容易透過行動裝置做迅速聯繫，但是如果是簡單的聯絡，不到需要正式寄發 Email 的程度，使用聊天室是更受歡迎的溝通手段。

接著來談談線上會議，因為有影像可錄影等理由，也讓大家由過去在會議室集合開會的方式改用線上會議。這方法可以滿足大家想要面對面談話的需求，但也有故意不露臉來使用線上會議的例子，各自不同的使用方法也很有趣。

團體聊天室的應用也大受歡迎。不只是部門內的資訊交換或是不同企劃小組的聯絡等工作上的使用，也可以是同期同仁的資訊交換處。因應各種需求，成立不同的團體聊天室。可能是因為很多員工在日常生活就習慣使用聊天室溝通，在公事上也使用促進了年輕同仁對於溝通的參與度。

最大的優點是藉由使用「Teams」活化公司內部！可以具體介紹「管理變輕鬆了」的使用範例嗎？

首先，「管理實體伺服器的負擔減輕了」，就是最大的變化。由地端遷移到雲端，省去採購、維護和處分 IT 設備的工作。並且透過使用 OneDrive 可以在雲端管理檔案，不須搬動郵件備份資料等，也讓替換電腦時的工作更輕鬆。

另一方面，授權數量的管理上也變輕鬆了。特別是 Office 軟體，本來依據各台電腦的安裝時間不同、版本不同等狀況，都可以統一管理了。除了 Office工具以外的授權數量也都可以統一管理，帳號的增減變簡單了。換成「Office 365」讓管理上的負擔大大減輕。

提到了很多導入「Office 365」後感受到的效果，還有其他例子嗎？

雖然也算是活化溝通這一點，但檔案共用變簡單、共同編輯效率高等也受到好評。Email 或是OneDrive、SharePoint 等檔案共享管理工具等可以依據不同的使用需求來使用；電腦或是行動裝置等要瀏覽或是操作等，依據不同平台使用不同功能，更容易有效率地活用各種資源。

「Office 365」在全球都有市占，也是能有導入效果的理由之一。全球都有使用案例的話，更容易找到適合自己的使用方法。實際上，也有由公司同仁提案使用的例子，充滿幹勁想利用「Office 365」來達成新的辦公方式。

另一方面，導入「Office 365」後面對了什麼樣的困難或是發現了什麼新課題嗎？

使用了 Email 或是「Teams」等溝通工具，但是這兩樣以外的工具都不會使用，也是課題之一。常常看見雖然開放使用各種工具，但在不清楚如何使用和預期效果的情況下，時常有放棄使用的情況。常見企業想將郵件系統移到雲端而導入「Office 365」，所以就只停留在使用郵件，沒有促進使用其他工具。

另外，很多企業雖然將郵件系統遷移了，結果在公司內還是繼續使用桌面收件軟體，完全沒有活用雲端服務。或是因為 Office 工具變更成最新版，公司同仁對於新版的使用者介面不熟悉而發難的情況。

各項工具提供了類似的功能，也產生了困擾。對於 IT 素養較高的企業員工來說，可以理解「Teams」和「Skype for Business」；「OneDrive」和「SharePoint」的不同，但是提供具重複功能的服務時，有些企業就無法判斷什麼情況分別適合使用哪項服務。

「Office 365」的費用，對於使用了所有供應工具的企業來說不覺得高，但是沒有全部使用的企業常常會覺得費用太高也是一項課題。若要講小問題的話，希望有更完善的搜尋功能。有時有同仁會抱怨郵件或是檔案沒辦法搜尋出來，而覺得很難用。

資訊部門面對了什麼樣的困難嗎或是發現了什麼新課題嗎？

首先會出現的課題是，雲端服務高頻率追加功能或是改變使用者介面造成管理者負擔，需要掌握改變的地方，並製作說明資料給公司內部，回答同仁的問題。特別是出現過去公司不曾使用的工具時，需要蒐集資訊並且制定使用規則，加重了工作負擔。因此，有時雖然合約上能使用的工具也擺在一邊沒有開放使用。因為合約方案的關係，雖然簽約了但是沒有使用的工具，在成本計算上也被視為問題，因此想要制定運作方式推廣使用，但是工作繁雜或是沒有人才來應對成為了瓶頸。

與此相關，想在滿載了「Office 365」相關資訊的官方網站 (支援中心) 找到所需資訊時很困難，或是向支援中心提問後得到的回答太多專門用語，要向同仁轉達的時候很辛苦也是一項課題。若有在希望得到新工具的資訊時能夠迅速確實蒐集到資訊的網站就太好了。

另外是不只「Office 365」，全部的雲端服務都有的課題，障礙發生時，只能等待官方解決。障礙資訊不一定是即時通知，很難抓到什麼時候要向公司內公告的時間。

最後，請向正在考慮導入「Office 365」的企業提供一些建議

「Office 365」可以使用的工具越來越多，每樣工具能做的工作也越來越多。一份合約就能一次想有多樣功能是很大的優點，但是建議事先規劃什麼樣的狀況要使用哪一種工具/功能。一般想法會覺得先導入常用的工具，再慢慢擴大增加使用的工具；但是，不事先規劃好要使用什麼工具，很可能造成投資成本的浪費。

特別推薦積極使用「Teams」來串起活化溝通這項需求。常常見到對資安問題或是溝通方式的管理上有疑慮而跨不出第一步的使用者，但是可以透過結合加值的解決方案來因應，打造安全管理的體制。我們觀察到，積極活用「Office 365」的企業都是員工間的互動頻繁，公司充滿活力！

原文：Office 365 × 社内の変化｜変化｜HENNGE株式会社 | へんげ | テクノロジーで変化をチカラに。

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