会議をHENNGEする

会議をHENNGEする

働き方改革が叫ばれる昨今、日常業務の中で改善が必要と感じられるものは会議ではないでしょうか。「会議をHENNGE(へんげ)する」と題して、会議を変革する活動の中心人物である辻さんに話を伺いました。
こんにちは。「今日は会議をHENNGEする」に関してお話を伺いたいと思います。よろしくお願いします。
よろしくお願いします。
早速ですが、会議ってなんでつまらないのですかねー?
意見がまとまらない。時間だけが無駄に過ぎていく。ストレスがたまる。などなど。
そうですね。会議の不満を集めると色々な意見がでてきますね。それだけ皆さん日々仕事の中で会議に触れる機会が多いということでしょうね。
どんな不満が多いのですか?
必要以上に長いとか、目的が曖昧だとか、話が蛇行するとか、会議のマネージメントに関する不満は多いですね。
いっそのこと会議自体をやめてしまえば良いのではないですか?
必要な会議もあると思いますから、全てを無くすのは現実的ではないと思いますが...
必要なものだけ残すとか?会議は分類分けできたりするのですか?
1)報告連絡会議2)進捗会議3)問題発見・解決会議4)意思決定会議などに分類分けできると思います。会議のマネージメントが問題になるのは問題発見・解決会議が多いように思われます。
冒頭の不満でも上げた、意見がまとまらない、というやつですね。
はい
何か解決策はあるのですか?
HENNGEでも取り組んでいるのですが、ファシリテーターを入れる(養成する)のが 一つの解決策になるのではないかと考えてます。
ファシリテーターとは聞きなれない言葉ですね。
はい。会議をデザイン、リードする役割の人ですね。
会議の主催者ということですか?
主催者というとその会議の意思決定者という風に捉えられるかもしれませんので、会議を整理する人というのが分かりやすいと思います。ファシリテーターと意思決定者を別にしておくと会議は進めやすいかもしれませんね。
ファシリテーターに必要なスキルはありますか?
活発な意見が出る場づくりを演出できること、アジェンダ作りの重要性が認識できること、終了時間を守ること、意思決定方法を事前に決めることでしょうか。
なかなか難しそうですねー
一つ一つはビジネスの基本スキルでもありますので、慣れれば誰にでも身につけられる能力だと思います!
私も頑張ります!
これまでの話は会議のソフト面の話だと思うのですが、他に不満が上がることもあるんじゃないですか?会議室不足とかハード面の。
HENNGE Workstyleの宣伝の方向に持っていっていただいてありがとうございます!
....
ハード面の不満も多いですね。会議室が足らない、利用ルールが守られない、利用時間が守られない、など。
HENNGEの社内でも会議室が不足してそうですものね。
面白い話としては、総務の担当の方に話を伺うと大概会議室は足りていると。逆に社員の方に話を伺うと会議室を抑えられない、足りないと。認識にギャップがあることが多いですね。
いわゆる使われていない会議室が多いということですね。
はい。会議の前後を長く見積もって会議室を予約する。念のために予約しておく。そして実際は使われなかった、というものですね。
忖度ですか。
会議室の過不足問題になると、真実がどうかではなく、最終的には総務か従業員か発言権が大きいどちらかの意見に着地してしまうことが多いように思います。実際の状況を把握できていないからでしょうね。
なるほど。そういった課題を解決するために開発したのがHENNGE Workstyleということですか?
はい。ハード面の問題を解消して会議の生産性を上げることも働き方改革に繋がると思いまして。
カラ予約防止とか既にソリューションはありそうなのですがHENNGE Workstyleとどう違うのですか?
今多く導入されているのは会議室の入り口にタブレットを置くタイプです。
お客様の会議室で見たことがあります。
入室・退室のたびにタブレットをタップすることが前提となっているため人に依存してしまい、結果として記録忘れが発生します。タブレットのメンテナンスが大変という課題もあります。
Aさんはきちんと記録するけど、Bさんは全くやらないというやつですね。
はい。その点、HENNGE Workstyleはシステムが自動でカラ予約の検知と予約の解放を行ってくれるので、人に依存した仕組みではないというのが特長です。
会議室の中に置く仕組みですものね。でもプライバシーとかは大丈夫なのですか?
記録されているのではないか、と気になって本音の会議ができないのは本末転倒です。HENNGE Workstyleは赤外線人感センサーを利用してカラ予約を検知しているので音も画像も保存しません。プライバシーにも配慮したソリューションだと思います。
なるほど。
また、従来のタブレット型は会議室の外に設置するため電源が取りづらく設置が難しいという課題もありました。HENNGE Workstyleは中への設置ですので、比較的容易でテスト利用しやすいという利点もあります。
工事作業が発生すると導入に足踏みしますものね。他にも特長はありますか?
よくあることですが、予約時間に会議室に行ってもまだ前の人たちに利用されていたりすると、ノックして時間が過ぎていますと伝える必要があります。HENNGE Workstyleはシステムから自動で会議室利用時間オーバーの連絡が届くため、ノックするという作業が不要になります。社員のストレスを減らすことにつながると思います。
そういったちょっとしたことにストレスを感じる方も多そうですね。人が嫌がる仕事はシステムに任せた方が良いですものね。
数ヶ月社内でも利用していますが利用者の反応はいかがですか?
カラ予約が減って会議室が抑えやすくなったという声をたくさんいただいています。また、利用していない会議室をリリースすることにより、会議室の効果的な利用に貢献したような気がして気持ちがいいといったコメントもあります。会議の終了時間も守られるようになったと経営陣からもコメントをもらっています。
私も会議室が取りやすくなったと実感しています。
会議にはいくつか種類があるという話をさせてただきましたが、働きやすい環境づくりを進める中で新たな課題も見えてきました。
といいますと?
コミュニケーションのための会議の重要性です。
フリーデスク、場所を選ばない働き方で滅多に合わない社員も増えましたね。
はい。毎日同じ席で同じ社員と顔を合わせるということが当たり前ではなくなってきました。上司が部下の状況を把握するために、One on Oneなど少人数での短い会議をする必要性が増しています。
フリースペースの空いている場所での会議ではダメなのですか?
査定やフィードバックに関わる話、プライベートな相談事なども多いので閉じた空間のほうが話しやすいと思います。
なるほど。その少人数の短い会議を長時間カラ予約すると大きな問題になりますね。
はい。このタイプの会議は必要な時すぐに短時間で実施するのがポイントなので、アジャイルに会議室の管理ができるHENNGE Workstyleのようなソリューションは重要度が増してくると考えています。
その他伝えておきたいことがあればこの機会にぜひ!
「会議室の管理なんて人間でもできるので、わざわざITにやらせることもないのでは?」という考えもありますが、これからはこのような考えは改めるべきかなと思っています。今後の技術発展や労働人口減少を考慮すると「人間にもできる」ことを人間にさせていてはだめなんです。人間は「人間にしかできないこと」に力を注ぎ、それ以外はITなどのツールに任せることで、会議の効率化やプロダクティビティ(知的生産性)を上げていこうという発想が重要です。それができる環境を提供することは、社員のモチベーションアップにもつながっていくのではないでしょうか。
熱いメッセージありがとうございます!
私が感じたのはソフトの課題解決でも上がった第三者を入れることの効用です。ファシリテーターを入れることにより会議の運営がスムーズになりましたよね。同じような役割がHENNGE Workstyleも担えるのではないかと思います。
そうですね。人だから期待するけど、システムでは仕方がない...という諦めを持つこともありますよね。会議のハード面のつまらないストレスはすべてHENNGE Workstyleにぶつけていただき、本来人が行うべき生産的な活動に注力できる環境をHENNGE Workstyleが介在することことで実現できるのが望ましい姿だと思います。
分かりました。今日はありがとうございました!