Zoomでテレワーク
2020年2月から原則テレワークに切り替わった「Customer Success Division Digital Intelligence Section」。同セクションのSales Strategistである板垣さんに、テレワークや遠隔会議用途で使用するシステム「Zoom」についてお話を伺いました。
一言でいうと、セールス部門およびカスタマーサクセス部門のSaaS活用促進です。HENNGE OneはSaaSのリカーリングビジネスモデルであるため、「製品・サービスを販売して終わり」というものではありません。販売後も長期間継続して使ってもらえるような施策が必要です。私たちは、そのための仕組み作りを担っています。
HENNGEでは2020年2月からテレワーク推奨になっていますが、スムーズにテレワークに移行できましたか？
はい、セクションで先行して「最大週に2回」という制限付きではありましたがテレワークを体験していていたのが大きかったです。その体験のなかで、自然とテレワークに必要な環境や訓練を学んでいたのでしょうね。おかげで、全く不自由を感じていません。加えて、当セクションは以前からSaaSのタスク管理ツールやビジネスチャットツールを使っていたので、同僚と離れて仕事していても、これまで通り業務が行えています。
板垣さんはiPadでテレワークをしているんですよね。デバイスの進化も、テレワークをする際のポイントになったと思われますか？
そうですね。実はデバイスについてはいろいろと試行錯誤していたのですが、今はiPadに落ち着いています。まず、どこにでも持ち運べるという点。入力に関しては、キーボードやApple Pencilが使えるので全く問題ありません。今もiPad用の遠隔会議システム「Zoom」アプリを使って話をしているのですが、映像も音声もクリアですよね。これさえあれば、どこでもテレワークを行うことができるんですよ。
自宅で仕事をする場合、遠隔会議システムで「家の中が映るのが嫌だ」ということも聞きますよね。しかし今の映像を見ると、板垣さんの背景はとてもすっきりしていて、そういった苦労はなさそうですが……。何か工夫している点はありますか？
実は今、バーチャル背景を使っているんですよ。Zoomの場合、あらかじめ用意されている背景のほかに、自分で用意した写真を背景にして使うということができます。このように、ぱっと見て違和感のない風景を設定しておけば、家の中を片付ける必要はありません。iPadを使うメリットはここにもあって、背景がグリーンスクリーンでなくてもキレイに合成されるんです。ちなみに、僕がよく使う背景は2つほど用意しています。
なるほど。全く違和感がないですね。
こういった機能が随時追加されるという点も、Zoomを使うメリットだと思います。
HENNGEでは、Zoomのほかにも、Google Hungouts MeetやMicrosoft Teamsなどの遠隔システムを使うことができます。カレンダーやJamboardと連携できるという点から、Meetを使う社員が多いように感じていますが、板垣さんは、どのように使い分けていますか？
HENNGEには「G Suiteをなるべく便利に使いたい」という思いがあるので、社内に限ってはMeetを使うケースが多いですね。社外では、相手の都合に合わせてツールを選択する場合が多いですが、最近はZoomを使うケースが非常に増えています。ここ数年で、Zoomユーザーが急激に増えてきているのではないでしょうか。
たしかに、Zoomは映像もきれいですし、通信も安定していますからね。
映像の品質が高いのはZoomのメリットの1つだと思います。それでいてデータ量は非常に少ない。自宅の回線や、モバイル回線でも安定してつながりますよね。こういった点が評価され、多くの方に選ばれているのかもしれません。Zoomなら数十人規模の会議や100人規模のセミナーでも安定して繋がります。遠隔会議システムの中には、会議の参加人数が多くなると、参加者の映像をオフにしなければならないものもあります。そういったツールは、使い勝手の点でZoomに劣ってしまいますよね。
Zoomは、無料で使える範囲も広い点も特徴ですよね。例えば、複数人のミーティングでも40分間は無料で使えます。こういった施策も、ユーザーを増やすことに寄与しているのかもしれませんね。
40分というのは一般的な会議には少し足りない時間設定ですが、会議をコンパクトにまとめればその時間内におさまります。この時間制限のおかげで、会議時間を短縮することができたという話も聞きます。
たしかに、Zoomを使うようになってから会議の時間が短くなりましたね。会議の参加者も、会議に協力する姿勢が生まれている気がしています。そういった面でも、効率が上がっていますね。それと、事前準備が楽という点も魅力のひとつ。テレビ会議システムは、接続する前の準備に工数がかかっていて、立ち上げるだけでも大変でした。それがZoomなら、思いついてすぐに会議ができるようになりましたよね。
これまでのテレビ会議システムは、部屋と部屋とをつなぐ、というシステムが多かったように思います。Web系の会議ツールはどちらかというとサブツールという位置づけでした。しかし、テクノロジーの発達やネットワークの高速化により、Web系の会議ツールはメインで使えるコミュニケーションツールになりましたね。
これは特に便利と思われた機能がありましたら教えてください。
Zoomは、データをローカル保存すると、参加者ごとに音声を分けて保存できます。特定の人のコメントだけを参照できるので、とても便利です。また、契約によっては現在英語のみ対応ですが自動的にテキストに起こしてくれますよね。こういった機能は活用しやすいと思っています。
なるほど、それは便利そうですね。実は私も、英語の勉強のためにZoomの録画機能を使っています。HENNGEは、社内公用語が英語ですよね。社員の話す英語は、業務に直結していてわかりやすいのですが、「あのときはこうやって伝えた方がわかりやすかったかな」というように考えることもあり、その復習のために録画を見直しているんです。
HENNGEには「新しいことに挑戦する」という文化があります。そのためには、新しい知識をどんどん吸収していかなければいけません。当然、Webで調べただけでは分からないこともあります。私の場合、コミュニティーに参加したり、セミナーに参加したりして新しい知識を吸収しています。これまでそういったイベントはオフラインイベントがメインでしたが、最近ではオンラインに移行し始めています。東京に行かなければ参加できなかったイベントでも、大阪から簡単に参加できるようになっています。Zoomが広く浸透すれば、この流れは今後もどんどん広がっていくでしょう。
ところで、テレワークをやっていく上でなにか課題があれば教えてください。
逆説的ですが、オフィスを使うメリットを感じています。これまで当たり前にできていたことが、在宅ではなかなか難しい。例えば「運動」。通勤がなくなって、1日当たりの歩数が半分以下に減っています。ドラクエウォークで歩数カウントしていたりしたのですが……。明示的に運動をしなければ、これまでの歩数に到達することがありません。これは、健康を守る上で大きな課題だと感じています。それと、社員やチームのメンバーとの雑談ができなくなったという点。いくらZoomが便利とはいえ、突然「雑談しましょう」とZoomに招待するのも変ですからね。同じ空間にいて顔を合わせたり、ちょっとした会話をするということが、チームとしての一体感を作る上でとても重要なのだということを、今、改めて感じています。
テレワークになると「成果」を管理することになりますよね。従来型の「時間」による管理方法では難しくなる部分が多いのではないかと思うのですが。実際にテレワークを実施してみて、「マネージメント」という観点からコメントをいただけますか？
そうですね。「時間」で管理するという従来の考え方は、テレワークに合わないと思います。作業風景をずっとZoomで流しているから管理できている、というのもおかしな話ですからね。テレワークを実施する上で重要なのは、「仕事ができる」という「信頼関係」。お互いが相手のことを信じて任せることで成り立っていくのが「テレワーク」だと思うんです。そういった意味では、社会人歴が浅い新入社員がいきなりテレワークで業務をするというのは、かなり工夫しないと難しいかなと。ある程度、信頼関係が構築できてからでないと、うまくいかないのではと思います。
なるほど。確かに、そういう点はありますね。本日は、いろいろ聞かせていただき、ありがとうございます。Customer Success Division Digital Intelligence Sectionには、今後も新しいテクノロジーを使っていただき、そこで得た知見を外向けにアピールしたいと思ってます。Zoom以外のツールやテクノロジーについても、いろいろ発信していけたらと思っていますので、宜しくお願いします。
HENNGE社員が、学んだこと、考えていることをご紹介する英語と日本語による HENNGE Blog もぜひご覧ください。
HENNGEの中で、「Customer Success Division Digital Intelligence Section」はどのような業務を担っているんですか？