Jamboardで会議が変わる

デジタルホワイトボードを活用したコラボレーションの変化

HENNGEでは、グループ会議や遠隔地との打合せに、クラウド型デジタルホワイトボード「Jamboard」を使っています。文字や画像やWeb情報、手書きのイラストまでもリアルタイムに共有。Jamboardを使った会議運営の変化などについて伺いました。
Jamboardに関してお話を伺いたいと思います。まずは、ピーターさんの所属部門と役割を教えてください。
私の部門ではコミュニケーションツールを開発しおり、私はプロダクトマネージャーとしてUIに責任を持っています。
UI開発にJamboardをどのよう活用していますか?
週2回、開発チームやデザイナーとの会議にJamboardを利用しています。海外からメンバーが参加するケースもあります。
UI開発ということは、細かいニュアンスもプロジェクトメンバーと共有しないといけませんよね。Face to Faceでコミュニケーションできればすぐに解決することも、海外となると......。苦労も多いんじゃないですか?
そうですね。言葉だけでコミュニケーションしようとすると、うまくいきません。例えば「ウインドウを上にスクロールすると下の方に少し影が付き、逆に下に引くと上に影が残る。スクロールが途中の場合、上下に影をつけて欲しい」。この説明だけでイメージはきちんと伝わりましたか?
なんとなくは理解できますが、ピーターさんのイメージと同じなのかは自信がありません。つまり、影と言われても、具体的な色の濃さとか、幅とか......。
そうなんです。言葉だけで説明しても、頭の中にあるビジョンを、そっくりそのままイメージしてもらうことは困難です。それが、Jamboardであれば、言葉で表現しづらいイメージや動きなども可視化できます。
具体的にはどのようなことでしょう?
Jamboardに表示させたウィンドウ設計モデルの上に、私がカラーマーカーでササっと書き込んでいきます。「ここは、こんな感じに」というように、伝えたいイメージを誰にでも分かる形にしていきます。Jamboardには、書き込んだイメージがほぼリアルタイムに表示されます。そのため、情報共有の齟齬がでにくく、生産性の向上にも繋がっています。
言葉だけでは伝わらないこともJamboardがあれば伝えることができる、ということですね。
そうですね。あと、イメージを共有することは多様性のある職場で有効な手段だとも考えています。
こちらも具体的に例示いただけますか?
HENNGEの場合、社内公用語が英語です。しかし私はポーランド人で母国語はポーランド語。開発メンバーの中にはベトナム語が公用語のベトナム人もいます。このように英語を母国語としない者同士がコミュニケーションする場合、言葉の解釈の違いが大きな問題を引き起こす可能性があると感じています。
もう少し詳しく説明してもらえますか?
例えば、ある英単語から想起されるイメージですが、どうしても頭の中で翻訳しますよね。その結果、それぞれのイメージに微妙な違いが生じることがあります。これが積み重なると、お互い全く違うことをイメージしていた、ということにもなりかねません。
なるほど。確かにそういうことはありますね。今や、HENNGEの20%を占める社員が外国籍で、国籍を超えたコラボレーションが増えていますから。
言語に頼ってしまうと、言葉の壁を越えることが困難になることもありますが、イラストや図などのビジュアルを使えば、そのような問題を解決できることもあります。そういった点でも、Jamboardを使ったコミュニケーションは優れていると思います。
ほかにJamboardを使って気づいたことはありますか?
デジタルホワイトボードを介した遠隔地とのコミュニケーションは、最初は不思議な感覚でした。まるで、みんな同じ部屋にいて、一緒にホワイトボードを使っているような一体感を抱きました。
一体感ですか。
具体的に言うと、思ったことを、その場で参加者みんなが書き込みながら議論をすることが可能になったんです。言葉で説明するとそれだけですが、従来の方法では会議の参加者が一つになることは希(まれ)でした。
確かに、ホワイトボードや遠隔会議システムを使っていたときは、書き手から参加者に向けた一方通行の表現となってしまい、遠隔地からの参加者はひたすら聞いているだけ、ということもありましたね。
Jamboardを使うことで、それぞれがきちんと会議に参加できる土壌ができあがりましたね。例えば司会進行する人は発言に注力する、まとめるのが得意な人はデジタルホワイトボードに手書きする、ラフに書いたイラストをJamboardの機能できれいに整えてくれる人など。リアル、リモート隔てなく同じデジタルホワイトボードで一緒に作業できる。一体感と会議自体も白熱してきたと感じています。
それぞれがデータを共有しているので、以前のように、ホワイトボードの写真を撮って、後から送り合うようなことも不要になりましね。
その通りです。そして、もう一つ大きなメリットは、会議室を変えたり、会議を持ち越したりした場合でも、Jamデータを呼び出せば、いつでもその場面から会議を始めることができるようになったこと。ホワイトボードでは、これが難しかった。
確かにそれはありますね。
あとは、議事録を作る必要もなくなりました。Jamのデータを見れば、一目瞭然ですからね。
議事録は作成する手間の割りにあまり読んでもらえませんからね ......。
会議のスタートの時間も早くなりました。これまではChromebookを開いてHangoutsに参加してカメラや音声の位置を確認してなど開始前の準備に時間を要することもありました。Jamboardでは画面にタッチで会議がスタートできますから。
移動のしやすさもJamboardのメリットの1つですよね。
そうですね。移動させてもネットワークに繋がっていればプラグを差し込むだけですぐに会議を開始できますからね。非常に手軽です。
JamboardはHENNGEになくてはならないものになりつつあるという印象を受けました。
「HENNGEには青い果実を食べ続ける」という文化がありますが、Jamboardは、それがきちんと具現化された一例だと思います。
本日は、ありがとうございました!

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