— Google Workspaceを導入した理由を教えてください
以前は、グループウェア（IBM Lotus Notes）のメールを利用していました。かなりの年数利用しておりすでにシステムの更新時期が来ていましたが、安定稼働していましたので当初はバージョンアップ方向で検討をしていました。
一方、経営層からは資産・運用・エネルギーといったコストの削減策を求められており、さらにウィルス対策ソフトやスパム対策等のメール関連のコスト削減も徹底したいという思いから、メールシステム自体をクラウド環境へとリニューアルするという選択肢も捨てきれずにいました。ただし、社員に新規のグループウェアツールを覚えてもらわなければならないという負担を考えると、当時はバージョンアップとリニューアル、どちらがいいのか決断しきれませんでした。
ところが、大きな災害を経験してBCPに対する意識が社内的にも社会的にも大きく変わりました。メールシステムに関しても、社内でシステムを運用するよりもクラウドコンピューティング環境で運用するほうが、災害発生時、継続的にシステムを利用できる可能性が高く、社外でメールシステムを運用ということに対する抵抗感も低くなってきたことから、移行に踏み切ることにしました。
— なぜGoogle Workspaceを選択したのでしょうか
７製品10社以上メール/グループウェアサービスを（一部はテスト導入して）検討しましたが、主に次の4の理由からGoogle Workspaceを選びました。
⚫︎ 国内外における導入実績が豊富＝情報量が豊富
⚫︎ Google社が運用しているのでファシリティの信頼性が高い
⚫︎ 検索性が高いメールボックスを大容量（25GB）で利用できる
⚫︎ ユーザインターフェイスが当社社員に向いている
— HENNGE Oneを導入した理由を教えてください
Google Workspaceの導入を検討する中で、オンプレミスで行ってきた運用方法を変えないで移行ができるかという課題がありました。以前は全てのメールはフォレンジックサーバに記録され、さらにスパムアプライアンスで送受信記録が即座に把握できていましたが、自社サーバをトラフックが通過しないクラウドサービスで利用する際、これが可能なシステムを利用したいと考えました。
Google Workspaceにもオプションでメールアーカイブの機能は提供されているのですが、保存期間が1年間か10年間かの2つしか選択できず、また日本語検索ができないという2点がネックとなっていました。保存期間をある程度自由に選択できることでコストを抑え、日本語検索で社内外からのメールトラブルに対する問い合わせにも即座に対応できるサービスを利用したいと考えていたからです。 さらに現状機能の継続だけではなく、添付データを自動で暗号化する仕組みなども取り入れたいと考えました。従来は、メールにデータを添付して送付する際、ZIPによる暗号化を手作業で行っていたので、新機能としてメールの誤送信対策にも積極的に取り組みたいと考えました。
そこで、Google Workspaceの導入をサポートしてもらった販売店に相談したところ、Google Workspaceとの相性に優れたサービスとして、HENNGE Oneを紹介してもらいました。サービス内容が充実しており、コストパフォーマンスも高いので導入を決めました。
— HENNGE Oneのどのようなところを評価されたのでしょうか
一番のポイントは、充実した機能をクラウドで手軽に､ワンストップで利用できるという点です。Google Workspaceに移行してメールシステムの運用負荷を軽減しても、アーカイブや誤送信対策の構築や運用に手間がかかるようでは、かえって運用が複雑になってしまい本末転倒になってしまいます。HENNGE Oneは、メールアーカイブや暗号化といった機能をクラウドサービスとしてワンストップで利用できるので、導入・負荷がかかりません。また、システムを運用するHENNGEのデータセンターではファシリティ等の設備が充実しており、SLAで稼働率99.9%の保証もされていることから、クラウドサービスとしての信頼性も担保されていると判断しました。