5 個理由為什麼企業應該多多使用線上會議

隨著時代和網路速度的發展，現在的網路速度已經可以即時的上傳並下載影像了。隨著網路的發達，雲端的各種服務也都開始在成長。其中視訊會議系統最能夠帶給業務有效率並便利的工作環境。以往，業務必須挨家挨戶的拜訪客戶，當客戶跟公司或是客戶跟客戶距離很遠的情況下的話，業務必須花上大量的時間和金錢在交通上面。但是通過網路，業務不只是傳遞了聲音、影像，甚至可以把簡報也分享給在網路另一頭的客戶，有了這些視訊會議的工具，業務已經可以和親自拜訪的效果差不多了。接下來我想解釋為什麼企業應該多多使用線上的會議視訊系統。

一、節省時間和經費
在拜訪客戶的同時，業務通常要花費大部份的時間和經費在移動上面。如果客戶的位置距離的很遠的情況下的話，那時間花掉的相對的會更多。有些移動工具上是沒有辦法作業的，在搭乘這些交通工具之時，業務的時間就浪費掉了。另外，如果一天同時要拜訪幾個互相距離很遠的客戶的話，客戶的會議時間會下一個的會議時間之間要保留一定的移動時間。而且在無法保證潛在客戶是不是實際上能成交的情況下，這無疑的是一筆投資。

如果能夠靠線上的視訊會議的話，不只業務人員的時間成本省下來了。業務人員的交通費也可以節省下來。

二、時間更有彈性
在拜訪客戶的時候，因為有些客戶可能臨時有事取消，或是客戶忘記了該會議的話，業務可以直接取消該約訪並重新安排。而空出來的時間，因為業務還是在辦公室裡面，所以可以繼續自己的業務。如果碰到相反的情況的話，客戶因為多出的空閒時間想要臨時新增一個會議，而業務這邊如果剛好又只有這一個小時有空的話，那業務和客戶之間可以很輕鬆的在這一個小時以內完成該會議。反之，如果業務需要親自拜訪的話，那前後花的時間加上就絕對不只一個小時了。

三、開發東部、海外市場
有一些客戶所在的地區是交通無法到達的地方。如台灣的東部，要拜訪一個東部的客戶可能要花上一整天的時間，甚至客戶住在偏遠的地區，業務在拜訪上可能困難度就會大大的提升了。還有如果您的公司欲開發海外的市場，來回的機票可能會讓小額的訂單變得沒有吸引力，但是如果業務能夠透過網路來進行推銷，那在海外即使是小的客戶也一樣能夠實現。畢竟客戶都是從小訂單開始的，如果連這些機會都放棄的話，公司想要拓展海外的業務就真的遙不可及了。

四、增加工作效率
以往的情況，在會議確立之後，客戶那邊可能會些要預約會議室或者是在來訪的訪客名單中完成註冊的手續。但是如果是透過了線上會議的話，會議室空間不只可以空出、預約的手續等都可以免了。另外，假使有一方需要臨時的取消或者是變更會議時間的話，視訊會議也可以很簡單的完成。

還有就是如果客戶的所在位置不好找的話，業務往往需要花時間找到客戶的辦公室。業務早到了話可能要在大樓的外面罰站，晚到的話可能又會遲到。會讓業務的工作效率降低。

五、方便和免費的視訊會議軟體
現在市面上的會議視訊軟體非常的多，從一般企業用的 Office 365 （Skype for Business、Teams）、G Suite（Hangouts Meet）到最近美國窜起的 Zoom、Slack 等。現代的瀏覽器也可直接支援視訊會議，所以市面上也有免費的 solution。

我這邊推薦給大家 Whereby 的免費視訊會議的軟體：https://whereby.com/

有了這麼詳細講解，相信大家對視訊會議一定躍躍欲試。