如何回收寄出去的信件？

我們的員工往往都在寄出信件的當下才發現信件的錯誤。常常是一些很小的錯誤如人的姓名打錯、忘了夾帶附件等，但是這些無心之錯卻可能影響收件者的觀感。小則可能讓收件人認為自己不被重視，大則可能失去一個業務機會。但不論是大或小，我們都應該把最專業的一面展現給我們的客戶。

稍微有點經驗的 IT 主管或是 MIS 可能都對微軟的 Exchange Server 的信件回收這個機制略有所聞。可是這個功能其實並非萬能，而且很有可能給了你錯誤的安全感。

讓我們來稍微研究一下電子郵件的傳送流程，就能了解到信件是怎麼樣被回收的。

如上面圖所畫出的，因為現在電子郵件的普及，網路上提供給企業的付費信箱空間方案千變萬化，而給個人使用的免費信箱選擇性更多，所以收件者和寄件者的電子郵件伺服器為兩個不同的服務的可能性大大提高。（如上同，寄件者是從 Google 提供的電子郵件伺服器寄到 Hotmail「微軟」的個人信箱空間）。這樣的情況下，如果收件者想回收或刪除已經寄出的信件是不可能的，因為電子郵件並不存在共通的回收信件的協定。信件一旦出了收件方的伺服器時，那封信的掌控權就不在寄件方這邊了。寄件方沒有權限也沒有方法來刪除這封已經存在於收件方伺服器的信件。

那 Exchange Server 到底是怎麼做到的呢？

Exchange Server 之所以能夠做到信件回收的機制在於收件者和寄件者都在同一個電子郵件伺服器上（此為 Exchange Server）。並 Exchange Server 提供寄件者權限可以回收、刪除自己寄到收件方的信件。當寄件者寄出時，信件其實從來都沒有離開過該 Exchange Server 伺服器。而寄件者發現信件寫錯並想回收時，Exchange Server 保留了寄件者回收該封信件的權力和機制。所以寄件者才能在神不知鬼不覺的情況下回收該封信件。當然，如果收件者不是在同一個 Exchange Server 伺服器的情況下就另當別論了。

寫錯的信件難道就都沒辦法回收了嗎？

是的，在正常情況下是沒有辦法回收已經寄出去的信件的，就算點擊了 Exchange Server 上的回收按鈕，也只是欺騙自己而已。但是，如果信件被暫停在一個緩衝的空間裡一段時間後再寄出的話，那這封信件是可以在這段緩衝的時間內被回收或是刪除的。最終，因為這封信件並沒有真正寄出到收件者的伺服器裡面，所以收件者也不會看到這一封信件。寄件流程請參考下圖：

這跟第一張圖的差異在於寄件者寄出的信件並不會直接到收件者的伺服器上面，信件會中繼到一個暫存的空間裡，當五分鐘或是十分鐘過去時，信件才會真正寄出去。如果寄件者發現信件內容有誤或誤送時，可以在緩衝的時間以內來到這個暫存的空間，把信件刪除。並再重新寄送一次。

我要怎麼設定這個緩衝的空間呢？

Google 的個人版和企業版目前都支援30秒以內回收信件的功能，但是如果要更久一些，或是您用的是 Office 365 的 Exchange Online 的話，恭喜您！我們的 HENNGE Email DLP 能夠解決您的問題。

HENNGE Email DLP 不只可以讓信件緩衝保留在一個暫存空間而不馬上寄出去，更可以過濾寄到外部收件者的信件內容並針對信件的附件來做加密。是針對電子郵件資安的最好解決方案。如果有需要歡迎參考 HENNGE 的 Solution。 https://hennge.com/tw/service/one/email-dlp.html