如何以最便利且有效的方式傳送檔案

電子郵件還是最普及的聯絡管道

電子郵件還是在商業上最常被使用的溝通管道之一。根據 Radicati 的研究，每位上班族平均在一天收發的電子郵件多達 120 封。另外，根據 Radicati 的報告，約 15% 至 25% 的電子郵件皆有包含附件。電子郵件不只是一種便利的溝通管道，也是傳送檔案的好途徑。以業務的立場當作例子的話，就會是傳送產品簡介或是報價單等。以買家來說的話，則有可能需要傳送訂購單來購買產品。人們很常透過填寫試算表或 PDF 傳送申請表，有時候公司也會交換簽署的合約文件。除了上述的情況外，我們還有很多的場合會需要透過電子郵件傳送檔案。

目前，大部分電子郵件的附件大小應小於 10MB，因為有些電子郵件伺服器無法接收附件檔案大於 10MB 的電子郵件。這樣的限制對於從事設計相關工作的人而言相當不便，因為無法傳送工作上的圖檔、CAD 檔等大型檔案。最普遍的方法是透過 FTP 伺服器來傳送大型檔案，但管理哪些帳號可以上傳檔案並不容易，Firefox 等瀏覽器也將逐漸終止對 FTP 的支援。

交換檔案的簡單方法

為了提供更便利的途徑來交換檔案取代傳統在電子郵件裡添加附件的方式，我們開發了 HENNGE One 中的其中一項功能 HENNGE Secure Transfer。使用者可以將想分享的檔案上傳至 HENNGE Secure Transfer，再將前往附件的連結複製貼上到電子郵件的內文。

收件人可以透過點擊電子郵件中的連結下載使用者上傳的檔案。HENNGE Secure Transfer 有一項功能可以在收件人下載完檔案後自動通知使用者說檔案已經被下載了。我認為這項功能非常方便，可以判定收件人是否非常急迫的需要資料或是判斷收件人有多忙碌。

根據《哈佛商業評論 》本篇文章顯示「接到詢問，並在一小時內試圖接洽潛在顧客的公司，比一小時後才接洽的公司，有高出近七倍的機會，可以和關鍵決策者作有意義的談話」雖說這是針對客戶詢問的統計，但我認為即時性在商業上是非常重要的，並且快速的回應潛在客戶的行為也是至關重要的。

假設今天我傳送了一份提案給潛在客戶，而客戶並未下載檔案，我想每天詢問對方資料內容如何也只會讓對方感到厭煩，或許隔週後再詢問評估的狀況如何會比較洽當。相對的，若潛在客戶下載了提案，我們就能夠在半個小時至一個小時內聯繫對方詢問資料內容如何、是否有任何問題。

其他時候，當潛在客戶主動向我要求資料，而我發現當我一傳資料對方馬上就下載了檔案，我就會知道客戶對於此事相當著急，這個時候我便會在當天或隔天追蹤客戶對於提案的看法。

節省郵件伺服器空間

當我們寄電子郵件給多位收件者時，電子郵件會自動產生一個副本並儲存在與各個收件人的信箱當中。若今天我們傳送一封含有附件的電子郵件並 CC 給其他 20 位收件人，假設含有附件的電子郵件大小為 5MB，則寄出郵件的總容量便會是 100MB。再者，在這 20 位收件人當中，我們又能想像多少人會開啟這份附件呢？

相對的，若今天是我收到了一封含有附件的電子郵件，並且有一些團隊成員也在 CC 當中，我會做的是將附件下載下來，在上傳至公司共用的雲端硬碟，以我們公司而言就是 Google Drive。 接著我便可以直接將雲端硬碟的連結分享給其他成員。許多時候在 CC 當中的成員只會閱讀對話的內文，所以他們比較不會去開啟附件。

若我們以這樣的角度去思考，上傳檔案至 HENNGE Secure Transfer 只需要傳送檔案的連結，可以節省電子郵件的空間，對整個電子郵件的環境而言也是健康的，不需要讓收件人不會去點開查看的附件佔用電子郵件的容量。