企業必備解決方案？論郵件備份的強大之處

何謂郵件備份解決方案？

電子郵件是企業間溝通往來的必備工具，它最初於 1960 年代問世，並隨著 1990 年代的網路擴張而成為受人歡迎的數位溝通工具。如今 50 多年過去了，Email 依舊是商務上最基本的溝通工具。

正如上所述，既然企業間的交流大多是以電子郵件進行，那麼勢必有不少機密訊息是經由電子郵件進行傳輸。這些機密文件通常對企業而言相當重要，而為了保障資料的安全，所謂「郵件備份」就是公司的絕佳解決方案。透過郵件備份，企業能夠保留這些郵件作為電子證明，不僅能夠作為法律糾紛時的證據，還能透過保存雙方合意的內容來減少企業間的爭端。

企業需要對郵件資料有更大的控制力

如今隨著科技演進，在許多採用雲端 Email 服務的公司裡，使用者的收件匣容量愈來愈大，把郵件額外備份起來看似是多此一舉，但這是否意味著郵件備份就不太重要呢？其實不然，將郵件存放在收件匣與郵件備份兩者間其實有非常大的不同。

首先在電子郵件中，信箱的主要擁有者是公司的員工。這代表他們擁有刪除重要郵件或清除法律證據的權限，當然這並不是說員工都會蓄意做出這種行為，他們也有可能是不小心刪除。但只要是使用公司信箱，所有的 Email 資料都是公司的數位資產，在正常情況下，公司應該要極力避免員工在沒有得到上級許可的情況下刪除重要郵件，但是，在傳統的電子郵件系統中是難以達到這層防護的。

郵件備份的運作方式是將網域中所有「寄出的信件」與「收到的信件」自動備份至一個專屬空間，對於控管企業內部的郵件有著很顯著的效果，因為這些儲存在特定空間的郵件無法被外界刪除，自然就避免了特定郵件遭到員工刻意刪除的問題。

除此之外，郵件備份的另一大優點是節省收件匣的空間。許多員工的收件匣隨著時間一長塞滿了愈來愈多郵件，這時郵件備份就是一個絕佳的解決方法，藉由將郵件備份至另一個專屬空間，就可以在收件匣清除這些郵件，解決收件匣空間不足的問題。

強大的 HENNGE Email Archive

HENNGE Email Archive 是專為 Google Workspace 和 Microsoft 365 打造的郵件備份解決方案。標準版的 HENNGE Email Archive 方案提供了企業 10 年無容量限制的儲存空間，企業不須再為郵件的儲存空間而苦惱。

另外，它的計價方式是依照活躍使用者的人數，因此企業也不需擔心離職的員工是否會產生額外的花費。除此之外，HENNGE Email Archive 會記錄下每一筆郵件的搜尋紀錄，從而避免因為一己之私的非法行為發生。

綜上所述，郵件備份是現今企業都應該考慮導入的解決方案。HENNGE Email Archive 具備高 CP 值、導入簡單且容易上手等特點，是企業郵件備份的好夥伴。