透過存取控制讓 IT 系統更有效地上線

每位員工都需要一套高效率的系統

所有的商業活動都是由一連串的業務流程所組成的，即便是一位普通的員工，也會需要完成許多的流程才能順利地在公司完成工作。每天，員工要打卡上下班以紀錄出勤。每個月，員工要申請費用報銷。每一季，員工要針對他的工作表現進行評核。而時不時，員工也會需要跑一些工作流程以獲得特定活動的批准。如今，這些業務流程大多都是透過 IT 應用程式完成的。

除此之外，為了共享彼此的行程，也有員工會使用日曆軟體程式。而要交流和分享資訊，員工則會使用郵件軟體、企業通訊軟體、線上會議軟體以及檔案交換程式等解決方案。有些公司也會使用專案管理軟體。

另外，根據所屬的部門或職位，員工也會使用更多專業的軟體辦公。例如若員工在會計部門工作，則該員工會使用會計軟體。如果員工是業務人員，客戶關係管理（CRM）軟體則將有助於管理及追蹤客戶。

我相信仔細去思考我們一天中究竟使用了多少軟體服務來辦公結果會是非常驚人的。為了能夠更輕易的存取這些軟體程式，許多員工會以網頁書籤的方式建立捷徑。但由於員工可能不知道該儲存哪些書籤或捷徑，並且需要花時間來建立和管理這些書籤及捷徑，因此也有公司採用 EIP 系統，將軟體連結統一集放在系統中集中管理。

軟體的使用關乎到員工所屬的部門及職位

統一提供所有員工一組相同的軟體連結會產生一個問題，那就是某些部門的員工不會需要用到特定的軟體程式，而對他們來說，那些不必要的軟體連結只會讓他們分心。 此外也可能會混淆一些員工，讓他們分不清楚哪些連結是工作上必要的，哪些是不必要的。

大部分的情況下，同一個部門內常用的連結會是通用的。 例如在會計團隊中，員工常會使用會計軟體的連結。此外，會計人員或許常會需要用到網路銀行系統的連結。 而員工若是在業務部門工作，則導向客戶關係管理軟體的連結將非常實用。 導向新聞網站的連結也可能是業務們常用的。

為了能在入口頁面上安放一目瞭然的一套連結提高生產力，最好能夠按照不同部門或職位的需求來客製化專屬的一套連結。

存取控制服務能夠讓系統更快速地上線

HENNGE Access Control 是一種存取控制的雲端服務，提供使用者更安全的管道來登入雲端軟體。 HENNGE 存取控制能夠整合多種不同的雲端軟體提供單一登入的功能。此外，HENNGE Access Control 不僅可以在登入時限制使用者的 IP 位址，還可以設定只允許特定的裝置存取雲端服務。

除了安全地控管存取的功能之外，HENNGE Access Control 還提供了入口頁面的功能，讓員工可以快速存取軟體服務。這個入口頁面可以根據存取群組做客製化的設定。通常，存取規則和入口頁面上可存取的軟體會因部門而異。因此在多數情況下，HENNGE Access Control 的使用者會根據不同的部門建立不同的存取群組。

這個入口頁面有一個很實用的地方在於使用者也可以將一串簡單的連結放進頁面。也就是說，使用者可以將員工在一天當中所有必需存取的連結放在同一個地方。這麼一來對於員工來說就不需要再自己建立書籤捷徑了。而且，即使連結有改變，一旦有人更新了連結，連結就會自動同步更新了。

根據行政院的動向調查，台灣在 2014 年時，普遍員工在一家公司的平均工作年數是 5.9 年。這個數字或許在今天有所不同，但我們可以推測大約為 6 年左右。這意味著每年的平均離職率為 16.7%。由此我們可以推算，如果有一家公司有 100 名員工，那麼每年有 16 至 17 名員工在流動。如果公司正在成長，每年都會有更多的人加入。

IT 部門常常遇到的問題是需要花費很多時間為新到職的員工準備系統。隨著公司內部使用的軟體程式越來越多，IT 人員所需要做的設定更多了，此時單一登入的功能便可以減輕 IT 人員的負擔，這麼一來就不需為每個軟體程式創建新帳戶了。另外，在 HENNGE Access Control 中，一旦 IT 管理者知道新員工所屬的部門，就可以直接透過將新員工加入該存取群組來完成設定。雖說 HENNGE Access Control 是資安的解決方案，但它同時也能提高 IT 部門的工作效率，在公司的 IT 管理及維護上助一臂之力。