此外由於需進行大量對內和對外的溝通，我非常依賴通訊軟體和協作工具。以下將挑出幾樣個人不可或缺的 SaaS 服務，並將他們分成「協作」、「郵件」和「溝通」三大類介紹。

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協作

Google Docs 和 Google Sheets 分別對應大家熟悉的 Word 和 Excel。Google Calendar 的強項在於時間管理，它能讓使用者清楚了解「何人、何事、何時、何地、何物」，並同時整合大量的 Google 服務。

舉例來說，我想找同事討論事情，可以使用 Google Calendar 設定會議時間，同時利用 Google Docs 製作會議記錄、Google Sheets 分析數據。在 Google Calendar 上預約好時段後，可於備註欄貼上 Google Docs 或 Google Sheets 的檔案連結，方便會議參與者使用討論所需資料。

協作工具的核心因素在於共享和便利性，團隊能隨時查閱並更新資訊，消除訊息延遲的情形。加上有網路的地方都皆可使用，因此能突破空間限制，隨時隨地取用。

郵件

與外部人士聯繫時多使用郵件，有必要才使用電話溝通，原因為較不易打擾他人、同時留下文字方便對方查閱。

HENNGE Email DLP 為郵件上的資安加值服務，在多種信件控管功能中，個人最常使用信件保留功能，能在信件寄出後保留一段時間並自行決定保留時間長度。相比 Gmail 最多要在 30 秒內取消傳送，我有更大的空間補救我的失誤，不管錯字、錯誤資訊或忘記附檔，皆能在保留期間到期前取消寄送。

電子郵件的傳送流程？歡迎點擊以了解信件是如何被收回的。

HENNGE Secure Transfer 為大型檔案傳輸服務，可以把重要或有時間性的檔案上傳並寄給收件者取用連結。原因為 Secure Transfer 不只能設立密碼並限制取用時間，更重要的是能追蹤收件者是否下載檔案和下載哪份檔案，方便後續的追蹤。

寄出去的信件和資料不只代表公司門面，更常常是資料外洩的破口之一。根據英國加解密技術大廠 nCipher 在 2019 的調查研究， 54% 的受訪者認為人為疏失造成的洩密比網路攻擊還嚴重。因此除了加強員工的意識和建立合適的制度外，借助工具的力量不管在短期或長期來說，都不失為一個更有效率的方法。

溝通

Meet 是多人開會時最方便的選擇。曾短暫試過 Teams 和 Zoom 但不敵 Google 的整合能力。對於習慣使用 Google Calendar 的團隊，敲定時間的當下會議連結自動產生，不必多花心思和時間手動設定。

相比實體拜訪我更喜歡線上會議，除了可以節省大量通勤時間，更可以連續安排會議。此外在拜訪客戶並需要更細節的技術支援時，就能夠以 Meet 與日本總部的諸多工程師進行各方面的協作與討論。因此不管團隊成員身於何處，不管內部或外部溝通， Meet 皆能滿足合作的需求。

想知道更多線上會議的優點，歡迎參考：
5 個理由為什麼企業應該多多使用線上會議

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Slack 和其他通訊軟體最大的差異在於頻道分流、留言釘選、訊息搜索和權限管理等功能。

頻道如上圖左側，可以針對不同的專案、團隊等使用屬性新增頻道。舉例來說 HENNGE Taiwan 即針對營運、行銷、業務和特殊事項等建立頻道，確保討論聚焦並在日後能有效率的搜尋到資訊。

同時 Slack 可針對每一則訊息作表情符號回應、留言、釘選......等等，這是一般即時通訊軟體辦不到的。其中最重要的功能非留言功能 Tread（子討論串）莫屬。任何一則訊息、檔案、連結皆可單獨開啟新的討論串，讓團隊專注於單一事件。

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最終，下班前點開 HENNGE Share Status，告知同事我即將下班，結束一天的工作。

或許你已發現，以上軟體服務多非完全出自遠距工作需求，而是延伸過往的辦公需求。憑藉計算能力和網路環境的進步，廠商將既有服務轉換成更加方便且突破空間限制的模式，以提供優化工作效率和產出的應用程式。

當然，許多產業和職務短期內仍無法突破實體交流的限制，因此企業可藉由這次疫情重新思考。是否能藉此機會將手邊的生產力工具作為改變的開始呢？從工具到流程（Work Flow)、從流程到習慣，甚至最終改變企業文化。不管是否遠距辦公，長期在辦公室的你也能多加利用 SaaS 服務以改善工作環境。

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