Office 365導入の効果と課題
HENNGEではMicrosoft社が提供する「Office 365」を利用するユーザー企業の情報システム部門担当者の方々にお集まりいただき、「Office 365」を利用して実感する導入効果や課題に関してお聞きするワークショップを開催しました。ワークショップ内で議論された「Office 365」を利用してわかった良い点や課題点などをご紹介したいと思います。
− 「Office 365」の利用を始めて感じる大きな変化は何でしょう
「コミュニケーション」の活性化が進んでいる点がまずは大きな変化だと思います。「Teams」を利用することでメールやチャット、Web会議などさまざまなコミュニケーションツールが選択できるようになりました。電話やメールなどで連絡を取ることがこれまでは多かったのですが、特にチャットの利用によってより気軽に情報交換をする動きが広がっており、社内でのコミュニケーションが活発になっています。
また、これは情報システム部門側の話になるのですが、管理が楽になったことも大きな変化となっています。オンプレミスで利用していた時のサーバー管理などの負担が軽減されたことやライセンス管理が楽になったことなどがあげられます。
− 「コミュニケーション」の活性化に「Teams」が役立っているとのことですが、どのような形での利用が進んでいますか
ライセンス管理とも関係するのですが、個人のアカウントと紐づいた形で「Teams」を利用しているため社員同士の風通しが良くなった点が大きな変化につながっています。従来のメールや電話を利用したやり取りだけではなく、チャットやWeb会議などを利用することで相手の顔を見てやり取りができること、ちょっとした質問/情報交換などを気軽にできるようになったことなど社内でのコミュニケーションに変化が出てきています。
コミュニケーションツールがメールからチャットなどに移行している点も目立ちます。メール自体もモバイル端末での利用が可能となったことで迅速な連絡体制が整うようになっているのですが、より簡易に利用できてメールほど畏まったやり取りが必要ないチャットが好まれているようです。
Web会議に関しても録画ができることなどから従来の会議室などに集まって会議を行う方法から変更する社員も増えています。顔を合わせて話をしたいというニーズも満たせますし、逆に顔を映さずに利用するケースも多く見られるのも面白い点だと思います。
グループチャットの活用も広がっています。部署内の情報共有やプロジェクト単位での利用のような業務における情報共有での利用に加え、同期同士の情報交換用など必要に応じてグループチャットを作成して利用が進んでいます。チャットを利用したコミュニケーションをプライベートで行なっている社員が多いことも影響しているのか、チャットを使うことで若手社員も活発にやり取りに参加するのも見かけます。
− 「Teams」の利用によって社内が活性化できたのは大きなメリットですね。それでは「管理が楽になった」点について具体的にはどのようなことがあげられますか
物理サーバーなどの管理負担が軽減されたことがまずは大きい変化ですね。オンプレミスからクラウドサービスに変えたことで不要になったIT機器の調達や保守などの業務がなくなりました。また、OneDriveを利用してクラウドサービス上でファイル管理ができるようになったことや、メールデータの移行が不要になったことなどもパソコンの入れ替え時などに作業負担が軽減されています。
また、ライセンス管理の面でも負担が軽減されています。特にOfficeソフトのようにパソコンの導入時期などでバージョンが異なることも多かったものを統一できたことは大変助かっています。Officeツール以外のライセンスについても統一管理ができていること、アカウントの増減も簡単に行えることなど「Office 365」に変えたことで管理負担が軽減できています。
− 「Office 365」の利用で感じる導入効果として他には何かありますか
コミュニケーション活性化の1つにはなりますが、ファイル共有が簡単に行えるようになったことや共同編集のように効率的に作業が行えるようになった点も評価する声として聞かれます。メールやOneDrive、SharePointなどファイル共有管理を行えるツールをそれぞれの利用シーンに応じて使い分けることができることが可能であり、パソコンやモバイル端末などそれを閲覧したり作業を行なったりする端末も選択できるようになったことで情報の活用が容易になっています。
「Office 365」がグローバルでシェアを持つサービスである点も導入効果につながっています。グローバルで利用事例があることから自分たちが実現したい使い方を探すことができます。実際に社員側から利用方法に対する提案が出てくることも増えており、「Office 365」を利用して新しい働き方をしようという意欲が湧いているのを感じます。
− それでは「Office 365」を導入した後に困っている点や課題点はいかがでしょうか
メールや「Teams」で提供されているコミュニケーションツールは利用されるものの、それ以外のツールを利用できていない点が課題になっています。さまざまなツールが提供されているものの、どのような使い方をすれば良いのか、どのようなことが実現できる機能があるのかを理解しきれていないため利用されずに放置されているケースが多く見られます。特にメールをオンプレミスからクラウドサービスに移行することが目的で導入した企業に多いのですが、「Office 365」の利用目的がメールにとどまってしまいそれ以上の目的がないため社内で利用検討が進まないことが多々あるのです。
また、メールの移行を目的にした会社でもデスクトップ上のメールソフトを利用し続けるなどクラウドサービスのメリットを上手に活かせない形での運用となってしまうことも多いです。同様にOfficeツールも最新版に変更したことで慣れ親しんだUIと異なるため利用に戸惑う社員が出てくるといった点も問題となっています。
似たような機能を持つツールが提供されている点も困った点となっています。「Teams」と「Skype for Business」、「OneDrive」と「SharePoint」などITリテラシーが高い会社では違いが理解できるツールであっても、重複した機能を持つサービスが提供されているがあると利用シーンや使い分けをどうすれば良いのか判断できない企業も出ています。
提供されているツールを利用できている企業は問題ないと思うのですが、このようにツールを使いこなせていない企業では「Office 365」の費用が高いと感じてしまう点も課題として出てきます。
細かな点で言えば、検索機能がもう少し進歩して貰いたいという声も聞かれます。メールやファイルなどが検索で出てこないことがある時に使い勝手の悪さを感じる社員が出てくるようです。
− 情報システム部門として困っている点や課題点はいかがでしょうか
機能追加やUI変更などが頻繁に行われる点に関しては管理する側として大変な思いをすることがあります。変更点の把握やそれらを社内に説明するための資料作成、問い合わせへの対応などの作業が発生する点がまずは課題となります。特にこれまで社内で利用される機会がなかったツールが登場した時には情報収集や使用ルールを決めることなどに対する負担が大きくなるのです。結果として契約上利用可能なツールであってもそのまま放置してしまっているものも出てきてしまうこともあるのです。契約プランの関係で契約上利用可能なツールがあるにも関わらず利用されていないとなるとコスト面で問題とされるケースもあるため、利用を推奨する仕組みを作りたいものの作業負担の面や対応可能な人材の有無などがネックとなってしまいます。
それに関連して、「Office 365」に関する情報収集を行うための公式サイト（ヘルプページ）で欲しい情報に到達するのが難しいこと、サポートへの問い合わせに対する返信の専門用語が多くて社員に伝える際に苦労するといった点も課題です。新しいツールなどに対する情報収集を迅速かつ的確に行いたい時にすぐに情報収集ができるサイトがあると助かります。
「Office 365」に限った話ではなくクラウドサービスにおける課題になりますが、障害発生時に解決するのを待つしかない点も困っています。障害情報がリアルタイムに提供されるわけではないので普及のタイミングなどを把握して社内に伝達することができません。
− 最後にこれから「Office 365」の導入を検討されている企業の方へアドバイスがあれば教えてください
「Office 365」で利用可能なツールがどんどん増え、それぞれのツールができることも増えています。機能が多い点はさまざまなことが1つの契約でできるという面では大きなメリットになりますが、それらツール/機能をどのように利用するのか、どのようなシーンで使うのかを想定しておくのが良いと思います。頻繁に利用するツールから導入して徐々に利用ツールを広げていく形が一般的だと思いますが、どのようなツールがあってどのようなことが可能なのかを見ておかなければ投資コストを十分に生かせないままになってしまう可能性も高くなります。
コミュニケーション活性化につながる点からも特に「Teams」の活用は積極的に行った方が良いと思います。セキュリティ面への不安やコミュニケーション手段の増加で管理面での不安を感じることが利用へのハードルとなっているユーザーも見られますが、連携ソリューションなどを利用することで対策できる体制も整ってきています。利用を進めている企業では目に見えて社員間でのやり取りが増え、社内の活気にもつながっています。
