コストや手間をかけず、利用者の使い勝手を落とさず、情報漏えい対策を実現できる点を評価しています。
— 風讃社について教えてください
当社は約60名の社員を有する業界最大級の編集制作会社です。妊娠・出産・育児ジャンルNo.1雑誌のマタニティ誌「たまごクラブ」や育児誌「ひよこクラブ」をはじめ、妊娠、出産、育児に関する情報提供サイト「ウィメンズパーク」「たまひよnet」などの一部コンテンツやサイトの作成、さまざまな書籍や企業PR誌・カタログ、Webサイトなどを制作しています。 雑誌で培った編集制作力を、書籍、企業PR誌、カタログ、小冊子、廉価本といったあらゆるペーパーメディアの制作に広げていく活動をしており、紙のコンテンツとWebやアプリと連動させる企画も手掛けています。
— 風讃社の強みとは
20年以上にわたる「たまごクラブ」「ひよこクラブ」の編集を通じて培った「妊娠・出産」「育児」に関する経験やノウハウは言うまでもなく、「健康・医療」「美容・ダイエット」「趣味・実用」、さらに幼児向け「えほん・読み物」、小学生向け「学習本」、シニア向け「健康情報誌」など、あらゆるジャンルにわたるコンテンツ制作を、企画立案から納品まで一括受注・制作できるのが当社の強みです。 また、全社員約60名中、約50名が女性であることも、当社の大きな特徴となっています。
— 女性が多い職場ならではの取り組みなどがあれば教えてください
特別なことをしているという意識はありませんが、仕事と育児の両立をめざす社員も多いことから、経営者を含め会社全体として、柔軟な働き方を許可する制度の整備や運用の徹底には積極的に努めています。 たとえば、産前産後休業や育児休業に関しても、育児休業後の短時間勤務を４歳まで利用できるようにしたりするなど、制度の充実を図っています。 また、雑誌の編集やコンテンツ制作という仕事柄、専門業務型裁量労働制度を導入しているので、福利厚生面だけでなく、場所や時間に縛られずに自分のペースで仕事ができるようにするための環境作りにも取り組んでおり、ITツールの活用は不可欠です。 現段階ではテレワーク環境の整備まではいたっていませんが、編集部内はもちろん、社内外で情報共有がしやすくなるよう、Microsoft Office 365（以下、Office 365）やMicrosoft SharePoint（以下、SharePoint）による情報共有環境を導入したり、就労管理システムの効率的な活用などにも努めています。
— そのような働き方改革を進める上で、苦労していることなどはありますか
大企業であればコスト面やリソース面で余裕があるかもしれません。しかし、当社のような規模の企業では、大規模な投資をするのが難しいこともあり、最小限のコストと管理リソースで利便性とセキュリティの両立を担保するのが難しく、さらにIT担当者が実質一人しかいないので、システムの導入・運用に十分なリソースや工数を割くことができず、ITツールの導入が進まないというジレンマを常に抱えています。 一方、最近ではクラウドサービスを活用することで、インフラの整備や運用管理などに必要以上のコストや人手をかけず、大企業と同じITツールを活用できるようになってきました。しかも、クラウドサービスであれば、オフィスに縛られず取材先や自宅でも仕事をする環境を整えやすいというメリットもあり、BCP対策やパンデミック対策としても有用だと考えています。 そのため、2013年からG Suiteの利用を開始し、2016年の4月からOffice 365の利用を開始しました。
— G SuiteからOffice 365に切り替えたのには何か理由があるのでしょうか
関連会社とのインフラを合わせる形で、G Suiteを導入し、その後、Office 365へと移行しました。クラウドサービスのメリットであるITツールを低コストで利用できるのは、Office 365を活用する大きなモチベーションとなっています。
— Office 365の利用状況を教えてください
現時点では、Microsoft Exchange Onlineによるメール機能とオフィスアプリケーションを中心に利用しています。編集部だとMacの利用が多いと思われがちですが、現在はWebコンテンツの制作チームも含め、Windows PCの導入も進んでおり、Microsoft WordやMicrosoft PowerPointなどを使って企画書や資料を作っています。また、WindowsとMacとのオフィスデータの互換性も高いのでオフィスアプリケーションがサブスクリプション形式でどちらのOSでも利用できるのはとても便利です。
— HENNGE Oneを導入した経緯を教えてください
編集部では読者からの投稿や懸賞への応募など個人情報を取り扱う機会が多く、個人情報は厳重に管理・利用しています。最近は読者や取材先との連絡にメールを利用する機会が増えました。 そのため、手作業でメールに添付するデータを暗号化したり、メールのCCで不用意に個人のアドレスがさらされていないかをなどをチェックするのは面倒で、現場の作業効率を落とす要因となっていました。また、ヒューマンエラーによる情報漏えいリスクを排除することが難しいので、今回Office 365の導入に合わせて認証管理と誤送信対策ツールの提案も株式会社ソフトクリエイトにお願いしました。
— HENNGE Oneの採用を決めた理由を教えてください
HENNGE Oneを採用したポイントは次の通りです。
⚫︎ 利用者に特別な操作や負担をかけず誤送信対策を実践できる
⚫︎ コスト負担が軽い
⚫︎ Office 365に標準で対応
⚫︎ メール暗号化やアーカイブなど利用できる機能が多彩
⚫︎ 複雑な運用設定が不要（自社での設定が不要）
⚫︎ 導入の負荷がかからない（システム構築などが不要）
⚫︎ 管理者に負荷がかからない（設定を代行してもらえる）
⚫︎ 導入実績が豊富で信頼性が高い
— HENNGE Oneを導入した経緯を教えてください
基本的に利用できる機能はすべて利用したいと考えていますが、現状利用している機能は次の通りです。
⚫︎ 添付ファイルの自動暗号化
⚫︎ メールアーカイブ（保存期間1年間）
⚫︎ シングルサインオン
⚫︎ オンラインストレージ
⚫︎ 送信遅延（遅延時間3分間）
⚫︎ セキュアブラウザ（利用デバイスにデータを残さないために利用）
当初、送信遅延の時間は5分間に設定していたのですが、少し長すぎるという意見も多く、現在は3分間に設定しています。
— HENNGE Oneの導入効果について教えてください
大きな導入コストや手間をかけず、利用者の使い勝手を落とさず、一定レベルの情報漏えい対策を講じることができたことはとても満足しています。
— 今後の拡張予定などがあれば教えてください
現在ポータル機能などを中心にオンプレミス環境でMicrosoft SharePointサーバを利用しています。将来的にはSharePoint Onlineへと移行できればと考えています。そのほかにも、Office 365は機能が豊富なので上手く活用していきたいと考えています。
— HENNGEへの評価・期待があればお聞かせください
HENNGE Oneの設定はHENNGEに代行してもらいましたが、対応が迅速でとても助かりました。今後もこれまでと変わらぬ対応とサービスの安定運用に期待しています。