脱PPAP・大容量ファイル共有の仕組みにHENNGE Oneを採用
メールセキュリティ強化と業務効率化を実現
駿河台大学は、緑豊かな飯能市にキャンパスを構える総合大学です。建学の精神「愛情教育」のもと、学生と教員が討論を重ねる少人数制のゼミナール教育や、一人ひとりと向き合うきめ細かなキャリア支援などを通じて、グローバル化・情報化の著しい現代社会における地域社会の中核的役割を担う、幅広い人材育成を続けています。キャンパスにおける１０ＧネットワークやＷｉ-Ｆｉ６の配備など、学び環境のデジタル化にも注力する同学は、教職員業務の脱ＰＰＡＰ対策、大容量ファイル共有の仕組みとしてHENNGE Oneを採用。メールセキュリティ強化と同時に、業務効率化を実現しました。
今回は、学内のIＴ基盤整備を担当する和田拓也様にお話を伺いました。
大容量ファイル送付とPPAP―メール業務の負荷とセキュリティに課題
— 導入を検討された背景、きっかけを教えてください。
大学の業務においても大容量ファイルを扱う機会が増え、たとえばキャリア支援で企業紹介の動画ファイルを展開する際など、職員が苦労する場面をよく目にしていました。本学ではこれまでそうした大容量ファイルを送付するためのオフィシャルな仕組みがなく、外部の無料サービスなどを使って送るなど、各自がまちまちな対応だったのです。また、人事や学生などの個人情報を取り扱うことも多く、個々人が手動でパスワード付きZIPファイルとパスワードを別々に送信する、いわゆるＰＰＡＰで送っている現状もありました。業務負荷とセキュリティの面で課題に感じていた中、2020年11月にデジタル庁がPPAPの廃止方針を表明したことで、本格的にサービスの導入検討を開始しました。
操作の分かりやすさと将来の展開性を評価しHENNGE Oneを採用
— サービス選定時に重視されたポイントは何でしょうか？
教職員が利用するサービスですので、ＩＴに詳しくない方でも問題なく扱えること、操作がシンプルであることを特に重視しました。
— さまざまなサービスを比較された結果、HENNGE Oneを採用いただいた決め手は何でしょうか？
比較検討したところ、HENNGE Oneが一番、使いやすいと感じました。ユーザーは一度使って難しいと感じたら使わなくなりますので、操作の分かりやすさが最大の決め手です。また、一度で２ギガまで送れるファイル容量も、安心でした。さらに、HENNGE Oneはメールセキュリティサービスも充実しているので、この先の展開性も高いと思いました。今回まずは脱PPAPでスタートして、将来的にトータルなメールセキュリティを実施したいとなった際も、HENNGE Oneならスムーズに展開できると考えました。
学内への展開もスムーズ、部署の偏りもなく自然に利用が広がる
— 導入および学内への展開はスムーズでしたか？
２０２１年８月の夏季休暇期間中に準備して、９月の新学期から利用を開始しました。準備としては、HENNGEのサポートを活用して、パスワードの文字数やアップロードしたファイルの保持期間などの初期設定を行いました。簡易的な利用マニュアルも１日で取りまとめできましたし、導入のための負荷は高くありませんでした。学内にはポータルサイトで告知して、全学の専任教職員を対象に行っている情報セキュリティ研修で紹介しました。その後、利用についてユーザーからの問い合わせもほとんどなく、展開もとてもスムーズでした。
BIツールやグループウェアとも連携、SSO機能の提供により社内展開もスムーズ
— 利用アカウント数を教えてください
職員および教員の約２５０アカウントが利用しています。
— 学内でのご利用度合いと、利用者の皆様からの反応はいかがですか？
利用は部署の偏りもなく自然に広がり、浸透も早かったように思います。特に大容量ファイル共有の頻度が高く、その都度苦労していたキャリアセンターから大歓迎されました。教員の先生方も研究発表などで大容量ファイルを送付される機会が多いので、便利になったと好評です。また、総務課や学生支援課など、人事情報や学生情報などを扱う部署ではファイルの容量に関わらず、セキュアな仕組みとして利用される頻度も高いです。
— 実際に利用して、便利だと思う機能があれば教えてください
送信したファイルがダウンロードされたことをメールで知らせてくれる機能が便利だと好評です。また、万一誤送信した際、ファイルのダウンロードを無効化できる機能もあり、安心です。
脱PPAP、メール業務の利便性向上とセキュリティ強化を実現
— HENNGE Oneの活用効果をお聞かせください
外部サービスを使ったり、ファイルを圧縮してパスワードを別送したりといった手間がなくなりました。メール送信にまつわる業務効率を大きく向上する、オフィシャル且つセキュアな脱PPAPの仕組みが提供できた意義は大きいと思います。運用管理にも手間がかかりませんし、問い合わせもなく当たり前に利用できていることも、大きな成果だと捉えています。セキュリティを高めると利便性が下がることが多い中、HENNGE Oneはセキュリティと利便性を両立するツールだと思います。
— 今後、利用したい機能などはございますか
今後については、メール送信時に添付ファイルの切り離しとダウンロード用URLを自動化するHENNGE Secure Downloadで、さらなる業務効率化を図ることを検討中です。そのほか、文教界隈で定期的に問題となるドッペルゲンガードメイン*への対策として、HENNGEのメールフィルタリング機能を活用したいと考えています。
*知名度が高い、アクセス数の多い企業や団体、サービスに酷似し、誤認させるドメイン。類似ドメインへ誤送信されたメールが情報漏洩に繋がってしまう恐れがある
教育機関はメール文化が根強く、改善効果は高い
— 同様の課題にお悩みの教育機関に向けて、アドバイスなどがあればお願いします
最近ではさまざまなコミュニケーションツールが普及してきていますが、まだまだメール文化が根強いのが教育機関です。業務で活用する頻度が高い分だけ、メール周りを改善することで大きな業務効率化と、セキュリティ強化の効果が得られます。
— 最後に当社への期待をお聞かせください
HENNGEには引き続き、教育業界で導入しやすく、誰にでも利用しやすいソリューションの提供に期待しています。また、高等教育機関のIT担当者が情報交換できるコミュニティのような場の提供にも期待しています。