メール誤送信対策
HENNGE Email DLP
メール誤送信の問題
メールの宛先ミスや添付ファイルの間違いなど、うっかりミスが原因で起こるメール誤送信。
個人情報の取り扱いにおける事故においても、メール誤送信が原因であることが多く、企業の情報漏えい対策として取り組まなければならない課題の一つです。
同僚や上長のダブルチェックや、送信前の指差し確認を義務付けるなど人の手を介した手法も見受けられますが、効率性やハイブリッドワークなど働く環境の変化に伴い実施しづらくなっているという実状もあります。
取引先や人ごとに柔軟に設定が可能な
メール誤送信対策ソリューション
“HENNGE Email DLP”
HENNGE Email DLPはMicrosoft 365または Google Workspaceのメールサービスと連携し、メール誤送信を対策するソリューションです。
取引先や送信ユーザーに合わせて、一時保留や上長承認などの誤送信フィルターを設定できるだけでなく、送信相手のセキュリティポリシーに合わせて添付ファイルの送信方式も選択することができます。
活用例
社外とのメールやり取りが多い営業部で誤送信が多発しており、対策を講じたい
営業部の社員が社外宛にメールを送る時は、メールを10分間一時保留し、保留期間中にチームメンバーがメールを削除・停止できるようする。
退職予定者が機密情報を含んだメールを社外に送っていないか心配
退職予定者が社外宛にメールを送る時に、自動的に上司をBccに追加する。
PPAP対策としてメール添付ファイルの自動URL化を全社展開したいが、グループ会社だけは添付ファイルをそのままで送信したい
送付先がグループ会社のドメインだった場合は、暗号化せずに添付ファイルをそのまま送付する。
サポート担当者が社外宛にメールを送る時には必ずサポート専用グループアドレスをCCに入れたい
サポート担当者のお客様向けメールには、CCにサポート専用グループアドレスが含まれていないと、自動的に削除をする。
取引先や送信ユーザーに合わせたフィルタルールの設定で
送信メールに対してメール誤送信対策を実施
メール処理動作とメール処理内容
| 処理動作 | 処理内容 | |
|---|---|---|
| フィルター | 一時保留 | 送信メールを一時的に保留し、保留期間中にメールを削除することが可能 |
| 削除 | 事前指定した条件に合致したメールを削除することが可能 | |
| 上長承認 | 送信メールを一時保留し、上長の承認をもって送信させることが可能 | |
| Bcc追加 | 事前指定した条件に合致したメールのBccに特定のメールアドレスを追加して送信することが可能 | |
| チームメール | 送信メールを一時保留し、保留期間中にチームメンバーがメールを削除・停止することが可能 | |
| 送信ファイル | 添付ファイル自動URL変換 （HENNGE Secure Download） | 脱PPAP対策としてメールの添付ファイルを自動的にURL化することが可能 |
| 添付ファイル自動ZIP暗号化 | メールの添付ファイルを自動的にURL化することが可能 | |
| その他 | 外部宛メールアドレス強制変換 | 閾値以上の社外メールアドレスがTo、Cc、Bcc欄に記載されていた場合、 メールヘッダを強制分割にすることが可能 |
| グループ情報同期 | Microsoft 365の配布グループ・セキュリティグループ、 Google WorkspaceのGoogleグループの情報を同期することが可能 | |
メールフィルタ設定例
| 誰が | 誰に | どのようなルールで | 何をするか | 期待できる効果 |
|---|---|---|---|---|
| 営業社員グループ | 社外宛 | 宛先ドメイン数のチェック （2個以上） | 一時保留 （5分） | 間違った第三者のドメインが追加 されていないかを注意喚起する。 |
| 製品開発社員グループ | 社外宛 | 特定キーワードのチェック （「社外秘」などの文字、クレジットカード番号） | 承認 | 守りたい情報をキーワードで特定させ、 機密情報の流出を防ぐ |
| 退職予定者 | 社外宛 | ー | BCC追加 | 退職予定者のメールのやり取りを 本人に通知せず上司などに転送する |
| 社内ユーザー | 社外宛 | メールサイズのチェック （5MB以上） | Secure Download | 添付含めてメールサイズが規定値を超える 場合には添付ファイルを自動的に Secure Downloadで送信する |