求めていたのは、クラウド対応で添付ファイルも含めた日本語全文検索機能。HENNGE Oneの存在を知ったとき、これだと思いました。
— HENNGE Oneを導入した経緯を教えてください
Gmailを導入するにあたり、大きく2つの課題がありました。他の社内システムとどうやって連携するかという点とメールアーカイブの問題です。
— 他の社内システムとどうやって連携するかという点について教えてください
当社では社内ポータルとしてグループウェアを導入しており、社内ポータルとGmailとを連携させる仕組みを構築するのは、正直、手間がかかりました。連携のポイントは次の4点です。
⚫︎ グループウェアにログインすればその他のシステムも透過的に利用できるシングルサインオン環境の実現
⚫︎ グループウェアで管理していた社員アドレス帳・共有アドレス帳・個人アドレス帳とGmailのアドレス帳の連携
⚫︎ 社員マスターとGmailのユーザーマスタの連携
⚫︎ 社外からのアクセスを管理者がコントロールできる機能
— メールアーカイブに関しては、どう解決したのでしょうか
これまではメールアーカイブを導入していなかったのですが、これを機会に内部統制を強化するためメールアーカイブを導入することは決まっていました。当初は、Google社の提供するメールアーカイブのオプションサービスを利用しようと考えていたので、特に気にしていませんでした。
確かに、導入検討時も日本語検索機能はサポートされていなかったのですが、毎日ネットの検索を利用しているGoogle社の提供するサービスなので、当然、近々にサポートされるだろう考えていたからです。
ところが、メールアーカイブの日本語検索がサポートされる見込みがないという情報が伝わってきたので、あわてて対策を講じなければならなくなりました。そんなとき、HENNGE Oneの存在を知り導入を決めました。
— HENNGE Oneのどのような点を評価したのでしょうか
いくつか同様のサービスや製品も検討しましたが、まずは日本語でアーカイブデータを添付ファイルも含め全部検索できること。そして、Gmailと同様、クラウド環境で短期間にシステムを利用でき、SLAで稼働率が99.9%保証されていることも評価しました。
さらに、メールアーカイブ以外に送信メールの暗号化やフィルタリング機能など、当社が求めていたのは「まさにこれ！」という感じでした。
— HENNGE Oneを導入する上で苦労したことなどはありましたでしょうか
導入時の設定などはメールなどでいろいろと相談をしながらお願いしましたが、当社で行う設定はメールのルートを変更するだけなので、大きな問題となるようなことはありませんでした。
— メールアーカイブは実際に、どのように利用しているのでしょうか
何か問題が発生したときにアーカイブの内容を監査するというのが基本的な利用方法になります。ただし、システム管理者だからといってメールのアーカイブを自由に閲覧できるのは問題があります。だれかが勝手にメールの内容を見ているとなれば、会社と社員の関係にも影響する問題となるからです。そのため、メールアーカイブの監査を行う際には、必要な手続きを経た上で、システム担当者だけでなく正式に定められた部署の担当者が立ち会って作業をするようルールを決めて運用しています。そういう意味では、管理者の行った操作ログを保存しておける機能も重要です。管理者の立場からすると身の潔白を証明するための重要な情報であり、また操作ログが残ることで不正な利用を抑止するための効果もあります。