Googleの標準機能で足りないセキュリティを強化するためにHENNGE Oneを導入しました。
— 全社的にiPhoneの導入を進めていると伺いましたが、現在の導入状況を教えてください。
営業担当者を中心にiPhoneやiPadを全社的に導入しています。iPhoneは約1,500台が導入済みで、最終的には2,000台ぐらいを導入する予定です。iPadも500台ほど導入しています。
— なぜ、このようにiPhoneやiPadなどのスマートデバイスを積極的に導入しているのでしょうか。
お客様とお会いする場所は店舗の中だけとは限りません。むしろ、物件のご案内時や現地販売会、あるいはお客様のご自宅など、店舗以外の様々な場所で、お客様へのスピーディーかつ質の高い対応が必要となります。
スマートデバイスの導入により、時間と場所の制限を受けずどこでも仕事ができる体制を構築することで、営業マンの機動性を高め、お客様に対するタイムリーな対応や提案力の向上といった業務の改善を図ることを第一の目的としています。
またスマートデバイスの導入は、BCP対策という別の側面もあります。電話が通じないような場合や出社が困難な状況でも、スマートデバイスを利用して業務を継続したり、連絡を取り合ったりできる体制の下地作りという側面もあります。
— Google Workspaceを導入した経緯を教えてください。
これまで利用してきたグループウェアの保守切れのタイミングが近づく中で、保守運用コストの削減、モバイルアクセス等の必要性からリプレースの検討を開始しました。
新しく導入するシステムを選定するのにあたり、これまで利用してきたメール、スケジューラ、掲示板などの「機能を引き継ぐ、もしくは再現できること」はもちろんですが、「メールの利便性を高め、セキュリティ環境を確保できること」や「スマートデバイスから容易に利用できること」などを要件に、新システムの導入を検討しました。
— 具体的には、スマートデバイスをどのように活用されているのでしょうか。
現時点では、「メール（Gmail）」や「カレンダー」、「ドライブ」、「Googleサイト」といったGoogle Workspaceの利用が中心で、社内SNSとして「Google+」の導入も進めているところです。
— Google Workspaceの導入効果などがあれば教えてください。
スマートデバイスを利用するようになったことで、徐々にですが仕事のスタイルが変わりつつあります。たとえば、これまでは会社に来てPCを起動させてからでないとメールなどを確認できませんでしたが、今では外出先でもメールなどの内容を確認できるようになったので、迅速かつ柔軟にお客様へ対応できるようになりました。
情報共有環境に関しては、旧グループウェアとGoogle Workspaceの機能や仕組みが異なる部分も多いので、そのまま再現できないものもありましたが、スマートデバイスの利用も含めより進化したコミュニケーションインフラを利用できるようになり、情報共有・伝達を加速できる環境が整いつつあります。また、その過程で不要なものを整理するなど、棚卸しをするいい機会にもなりました。
— HENNGE Oneを導入した理由を教えてください。
Gmailの標準機能だけでは実現できないアーカイブや誤送信対策を実現するために、HENNGE Oneを導入しました。メールのアーカイブに関しては前グループウェアを利用していたときから、万が一の事故やトラブルが発生したときに過去のメールを調べるためアーカイブを保管しており、メールシステムをGoogle Workspaceに入れ替える際も必須要件として考えていました。
Google社より提供されているオプションサービスもありましたが、日本語で検索ができず、アーカイブの保管期間も弊社の基準に合った自由な選択ができなかったので、採用するには至りませんでした。
誤送信対策としては、現在、フィルタリング機能を利用して宛先数に上限を設けています。また、今後は添付ファイルの自動暗号化の機能も利用していきたいと考えています。