メールアーカイブ期間を柔軟に設定でき、日本語による検索が可能なところを重宝しています。
— Google Workspaceを導入した経緯を教えてください
Google Workspaceを導入する以前は、ホスティングサービスを利用してメールシステムを運用していました。 しかし、メールボックスの容量が小さく、Webメールの使い勝手もあまり良くありませんでした。さらに、サーバに負荷がかかると送受信が遅延するといったこともあり、メールシステムをGoogle Workspaceに移行しました。
Google WorkspaceのGmailは、25GBと大容量のメールボックスを利用でき、インターフェースも洗練されています。また、当社は国内のみならず米国、アジアなどでも事業を展開していきますので、Google Workspaceであれば社内リソースに負荷をかけることなく、グローバルな環境でもスムーズにメールシステムを運用できると考えました。
— HENNGE Oneの利用状況を教えてください
HENNGE Oneのアーカイブ機能を利用して送受信メールを保管しており、保管期間は1年に設定しています。
当社ではでISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）を取得しており、セキュリティポリシでメールのアーカイブを一定の期間、保管するよう定めています。業務上あるいはセキュリティ上の問題が発生した場合、その証跡をトレースすることができるようにしておくためです。一方、アーカイブをほかの場面でも利用することがあります。
— HENNGE Oneの導入を決めた理由を教えてください
次の3つのポイントが、HENNGE Oneの導入を決めた主な理由です。
⚫︎ メールのアーカイブ期間を柔軟に設定できる
⚫︎ 日本語によるアーカイブの検索が行える
⚫︎ クラウドサービスなので、手間をかけずに導入できる
最終的には、利用コストが適正で、ほかのグループ会社でもHENNGE Oneを導入していたこともあり、安心してサービスを利用できると考え導入を決定しました。
— HENNGE Oneには、アーカイブ以外にGoogle Workspaceをサポートする機能がされていますが、今後、それらの機能を利用する予定などはありますか
まずアーカイブに関して、業務によってはアーカイブの保存期間を2～3年に延長してほしいという要望も受けているので、状況を見ながら保存期間を変更することも考えています。ほかの機能に関しては、メールの誤送信対策に興味があるので、今後検討してみたいと思っています。